Авансовий рахунок-фактура. Рахунки-фактури за посередницьких операцій: чотири ситуації Рахунок фактура на аванс від постачальника

Для відображення рахунку-фактури на аванс у книзі покупок або продажів перегляньте нашу інструкцію. На податковій перевірці інспектор насамперед звірить саме це. І якщо будуть порушення, може зняти відрахування з ПДВ. Тому розберемося, як правильно реєструвати в книгах покупок та продажів рахунок-фактуру з авансу отриманого та виданого.

Хто відображає рахунок-фактуру на аванс у книзі покупок чи продажів

Давайте розберемося, у якому разі бухгалтер відображає рахунок-фактуру на аванс у книзі покупок чи книжці продажів.

Авансовий рахунок-фактура у книзі продажів

Рахунки-фактури у книзі продажів реєструють і продавці, і покупці.

Авансовий рахунок-фактура у книзі покупок

Тепер подивимося, у яких випадках сторони угоди відображають документи у книзі покупок.

Приклад рахунка-фактури на аванс

Оформлення рахунку-фактури при отриманні авансу у книзі покупок та книзі продажів

Відповідно до статті 172 НК РФ постачальник товарів чи послуг під час отримання авансу зобов'язаний виставити авансову рахунок фактуру. При цьому у покупця та продавця виникають обов'язки щодо реєстрації рахунку фактури на аванс:

• У продавця виникає обов'язок зареєструвати рахунок-фактура на аванс у книзі продажів у книзі продажів із кодом КВО 02.
• У покупця обов'язок відображення рахунок-фактура на аванс у книзі покупок з кодом КВО 02

При цьому продавець зобов'язаний на підставі цього рахунку-фактури на аванс нарахувати податок до сплати, а покупець після відображення у книзі покупок рахунку фактури з авансу отриманого від продавця прийняти до вирахування податок на передоплату.

Коди відображення рахунку-фактури у книзі продажу після отримання товару

Відповідно до статті 171 п.8 НК РФ при отриманні товару від продавця у покупця з'являється право на відрахування ПДВ за передоплатою. Це право виникає після того, як продавець здійснив постачання товару у рахунок отриманого раніше авансового платежу. При цьому покупець зобов'язаний зареєструвати рахунок фактури на аванс у книзі покупок постачальника з кодом КВО22.

Відповідно до статті 170 п. 3 підп. 3 НК РФ, в обов'язок покупця товару ставиться в провину відновити відрахування, прийнятий за передоплатою. Для цього необхідно зареєструвати отриманий рахунок фактура на аванс у книзі продажу покупця з кодом КВО 21.

Важливо:запис у книзі продажів покупця при отриманні товару виробляється у період, коли відбулася передача товару, а чи не період оплати авансу.

При цьому під час відвантаження товару продавець товару зобов'язаний виставити звичайний рахунок-фактуру. Ця рахунок-фактура також зобов'язана до реєстрації в книгах купівлі та продажу, а також реєстрація рахунків фактур на аванс, але вже з іншими кодами:

• Звичайна рахунок фактура у книзі продажів постачальника реєструється з кодом КВО 01
• Звичайна рахунок фактура у книзі покупок покупця реєструється з кодом КВО 01

Приклад реєстрації рахунку-фактури на аванс у книзі купівлі та продажу

Щоб ви не заплуталися, хто і де відображає документи, ми навели реальний приклад взаємин двох компаній на цифрах. І показали, як відбуватиметься відображення рахунків-фактур на аванс.

приклад 1.

У другому кварталі 2019 року ТОВ «Лімма» перевела на рахунок АТ «Магма» 120 000 рублів як передоплату за постачання ламп денного світла. Переказ було оформлено за допомогою платіжного доручення №1234567 від 25.06.2019

АТ «Магма» після отримання авансового платежу виставив ТОВ «Лімма» авансовий рахунок-фактуру №А978654321 у сумі 120 000 крб., зокрема. ПДВ у сумі 20 000 крб.

Реєстрація авансового рахунку-фактури у продавця та покупця представлена ​​в таблиці:

Таблиця 1. Реєстрація авансового рахунки-фактури №А978654321 у сумі 120 000 крб.

АТ «Магма» відвантажило товари для ТОВ «Лімма» у 3 кварталі 2019 року на суму 60 000 руб., У т. ч. ПДВ 18% - 10 000 руб. у рахунок отриманої раніше передоплати. АТ «Магма» відобразило це постачання товару у рахунку-фактурі №1234567 від 01.09.2019р. Цей документ був зареєстрований у продавця та покупця, таблиця 2.

Таблиця 2. Реєстрація рахунку-фактури №1234567 від 01.09.2019р.

АТ «Магма» прийняло до вирахування податок, який було нараховано за передоплатою, відповідно ТОВ «Лімма» відновило відрахування. Це вимагало повторної реєстрації авансового рахунку-фактури у книгах купівлі та продажу, таблиця 3.

Таблиця 3. Повторна реєстрація «авансового» рахунки-фактури №А978654321 у сумі 100 000 крб.

Які складнощі бувають у бухгалтерів під час оформлення рахунків-фактур на аванс

Ось найчастіші питання, що виникають за рахунками-фактурами на аванс:

На яку суму виписується рахунок-фактура на аванс

Рахунок-фактура завжди виписується на всю суму передоплати, вказану у платіжному документі. Якщо протягом дня постачальнику надійшло кілька авансових платіжок від однієї й тієї контрагента, він може виписати один счет-фактуру загальну суму, не забувши перерахувати все платіжні доручення у документі.

Цей рахунок-фактуру продавець реєструє у книзі продажу.

Що робити, якщо дата рахунку на аванс не збігається з датою оплати

Рахунок-фактура на аванс має бути виставлений покупцю протягом п'яти робочих днів з дня отримання платіжного документа на передоплату. У рахунку-фактурі ставиться дата, коли складається документ, а не коли було отримано платіжку.

Як виставити рахунок фактуру на аванс, якщо товар відвантажений частково

Коли постачальник отримує від покупця передоплату, він зобов'язаний виписати йому рахунок-фактуру на аванс на всю отриману суму і відобразити його в книзі продажів. Якщо слідом відбувається відвантаження частини товару, то постачальник становить звичайний рахунок-фактуру на відвантажену продукцію у грошовому еквіваленті, і навіть відбиває їх у книзі продажів.

Увага!Отримавши передоплату і відвантаживши слідом частину продукції, не можна виписувати покупцю рахунок-фактуру на аванс, що залишився. Це не правильно. Отримавши передоплату, ви повинні оформити авансовий рахунок-фактуру на всю суму.

Декілька років тому чиновники вирішили розщедритися та надати підприємствам чергову «пільгу» — можливість отримати відрахування ПДВ з авансів, перерахованих постачальнику. Однак ця можливість вигідна не завжди, та й помітно додає роботи бухгалтеру. Чи є сенс користуватися таким вирахуванням і в яких випадках, а також про які документи потрібно не забути, вирушаючи на полювання за відрахуваннями, читайте в цій статті.

Право чи обов'язок?

Якщо ви не бажаєте користуватися правом на відрахування ПДВ з авансів, перерахованих постачальнику, не користуйтеся. Застосувати таке відрахування – це ваше право, а чи не обов'язок. Ви можете поставити ПДВ до відрахування та після того, як відбудеться відвантаження товарів чи надання послуг, і ви отримаєте інший рахунок-фактуру. Це підтверджує листа Мінфіну від 09.04.2009р. №03-07-11/103.

Це вигідно, якщо перерахування передоплати та відвантаження мають місце в одному податковому періоді (кварталі), що дозволяє уникнути зайвих проводок, записів у книгах покупок та продажів, турбот з правильністю заповнення авансового рахунку-фактури.

Вирахування ПДВ з перерахованого авансу вигідніше використовувати, якщо сума податку з угоді є суттєвою, а передоплата та відвантаження були у різних податкових періодах. Відмова від застосування відрахування не є остаточною і її не потрібно закріплювати в обліковій політиці (лист Мінфіну від 09.04.2009 р. №03-07-11/103). Тому вирахуванням можна користуватися вибірково, залежно від обставин та термінів правочину.

Необхідні документи для отримання відрахування

Щоб отримати право на вирахування ПДВ з авансів, перерахованих постачальнику, вам знадобляться такі документи:

- Рахунок-фактура на передоплату від постачальника;

— договір із постачальником, у якому є умова про передоплату;

- Платіжне доручення на перерахування авансу.

Як бачите, у списку необхідних документів фігурує договір із постачальником. Оскільки договір згідно з цивільним законодавством може бути складений по-різному (наприклад, у вигляді акцепту рахунку на оплату, листування шляхом обміну документами, в яких узгоджуються всі питання, єдиний документ), то виникає питання, чи можливо у будь-якому вигляді існування такого документа для відрахування .

Незважаючи на те, що ПК не уточнено, в якій формі має укладатися договір, думка податкової служби однозначна: для ухвалення ПДВ щодо виданого авансу до вирахування необхідна наявність письмового договору у вигляді єдиного стандартного документа, підписаного сторонами, в якому фігурує умова про передоплату (лист Мінфіну від 06.03.2009р. Якщо такого документа немає, приймати ПДВ до вирахування не варто.

Зверніть увагу: якщо ви розраховуєтесь товарами або готівкою, то прийняти ПДВ до вирахування з сплаченого авансу ви права не маєте.

Рахунки-фактури на …?

Коли рахунок-фактура складається при відвантаженні товарів чи наданні послуг, то питань, що писати у графі «Найменування товарів» немає. Що відвантажили, те й пишемо. А якщо за послугами – описуємо послуги, які надано. У випадку з передоплатою дещо складніше, оскільки не завжди наперед точно відомо, в якому асортименті будуть продані товари.

Відповідно до приписів Мінфіну у рахунку-фактурі, що складається на передоплату, зазначаються найменування товарів (опису послуг), які прописані у договорі між продавцем та покупцем. Якщо у ньому зазначено загальне найменування групи товарів, то розшифровувати його обов'язково. Допускається написати, наприклад, канцелярські товари, ковбасні вироби та ін.

Можливо, договір передбачає одночасно і продаж товарів, і надання послуг. Тоді потрібно вказати два загальні найменування – окремо за товарами та послугами. Наприклад, ковбасні вироби та доставка ковбасних виробів.

Якщо ж у договорі розшифровуються конкретні найменування товарів, то вони ж і прописуються у рахунку-фактурі. Загальні найменування тут не допускаються (листи Мінфіну від 06.03.2009р. №03-07-15/39, від 25.02.2009р. №03-07-14/26).

Складнощі із заповненням авансового рахунку-фактури існують і за податковими ставками, якщо за договором передбачається реалізація товарів, за якими передбачені ставки ПДВ 10 та 18%. Тут Мінфін пропонує 2 варіанти:

- Вказати загальне найменування товарів та розрахункову ставку 18/118%;

— детально вказати всі найменування і за кожною вказати ставку 10 або 18%.

Авансовий рахунок-фактуру, який ви отримали від продавця, зареєструйте у Журналі обліку та Книзі покупок. При отриманні рахунку-фактури на відвантаження його також реєструють у журналі та записують до Книги покупок, а початковий рахунок-фактуру вносять до Книги продажів.

Якщо суми не збігаються

Буває так, що сума перерахованого авансу не збігається з тією, яку ви зазначили у контракті. При цьому авансовий рахунок-фактура, звичайно, виписується на реально сплачену вами суму. У якому розмірі ПДВ можна прийняти до вирахування?

1. Прийняти ПДВ до відрахування можна лише з суми авансу, передбаченої у контракті, навіть якщо ви реально перерахували більше (п.9 ст.172 ПК).

2. Якщо перерахований аванс менший за суму передоплати за договором або розмір передоплати не зазначений у договорі, то до відрахування можна прийняти всю суму ПДВ з авансу (лист Мінфіну від 06.03.2009 р. №03-07-15/39).

Бухгалтерський облік

Нормативне регулювання бухобліку не пропонує вам відображати суму ПДВ з авансу, яку ви приймаєте до відрахування на якомусь конкретному рахунку, тому ви самостійно визначите це в обліковій політиці. Як правило, для цих цілей використовується рахунок 76 "Розрахунки з різними дебіторами та кредиторами", до якого відкривається окремий субрахунок.

Розглянемо приклад та покажемо проводки. ТОВ «Снігуронька» 10 грудня 2012 року платіжним дорученням №120 перерахувало постачальнику ТОВ «Дід Мороз» передоплату в рахунок майбутнього постачання шоколадних цукерок згідно з договором (передоплата договором передбачена) у сумі 236 000 руб. ТОВ «Дід Мороз» виписав рахунок-фактуру 11 грудня 2012 року №95 та передав її представнику ТОВ «Снігуронька». Покупець вирішив прийняти ПДВ до відрахування.

Дебет 60-2 "Аванси видані" - Кредит 51 - на суму 236 000 руб. – перераховано передоплату з розрахункового рахунку

Дебет 68 - Кредит 76-ВА «ПДВ з авансів виданих» - на суму 36 000 руб. – ПДВ з авансу прийнято до вирахування

20 грудня 2012 року шоколадні цукерки, що надійшли від ТОВ «Дід Мороз», оприбутковані на склад покупця. Отримано рахунок-фактуру від 18.12.2012 р. №98.

Дебет 41 - Кредит 60-1 "Розрахунки за отриманими товарами" - на суму 236 000 руб. – оприбутковані шоколадні цукерки

Дебет 19 - Кредит 60-1 - на суму 36 000 руб. – прийнято до обліку ПДВ за отриманими товарами

Дебет 60-1 "Розрахунки за отриманими товарами" - Кредит 60-2 "Аванси видані" - на суму 236 000 руб. – зараховано аванс

Дебет 76-ВА «ПДВ з авансів виданих» - Кредит 68 - у сумі 36 000 руб. – відновлено ПДВ з авансу, раніше прийнятий до відрахування

Дебет 68 – Кредит 19 – у сумі 36 000 крб. = прийнято до відрахування ПДВ за товарами, що надійшли.

Як заповнити книгу продажів, . А про те, як вести книгу покупок.

А як вважаєте ви, чи є сенс користуватися відрахуваннями ПДВ із перерахованої передоплати? Поділіться, будь ласка, у коментарях!

Ви дізнаєтесь, у яких випадках виписується та які терміни видачі цього документа). Для цього слід оформити його в книгу покупок, де слід відзначити належні відомості про рахунок.

У разі роботи з документами в електронному вигляді зареєструвати рахунок можна за допомогою відповідних програм. Виконати це можна як вручну, і в автоматизованому режимі.

Потім, після закінчення поточного періоду, в якому було складено документ, його неодмінно слід подати до місцевої інспекції для його реєстрації та можливості реалізації прав на необхідні відрахування. Жодних інших дій з виданими авансовими рахунками виконувати не потрібно.

Коли продавець отримує гроші від клієнта, то має зробити таке:

1. Відняти з отриманої суми ПДВ та зробити проведення з нарахування до оплати (приклади проведення нижче).
2. Підготувати с/ф за 5 днів (про те, як правильно заповнити АСФ і в який термін, можна дізнатися, а як використовувати індекси та префікси для нумерації різних типів рахунків-фактур ми розповідали).
3. Реєструвати цей рахунок у книзі продажів у тому кварталі, коли отримує гроші.
4. У день фактичного відвантаження виставити с/ф вкотре прийнятого раніше авансу.
5. Відправити до сплати нарахований раніше за відвантаження ПДВ.
6. А ПДВ, підрахований під час отримання суми на передоплату, відправити до вирахування.
7. Зареєструвати авансовий рахунок-фактуру у відповідній книзі покупок.

Покупцеві необхідно:

• прийняти до відрахування ПДВ, зазначений у авансовому счёте-фактурі, прийнятому від постачальника;
• виділити ПДВ за прийнятими ТМЦ у рахунок раніше виконаної оплати та відправити до вирахування;
• провести відновлення авансового податку.

Які звітні документи фіксуються?

Після того, як передоплату за угодою було проведено, а АСФ створено, їх потрібно зареєструвати.

Для цієї мети, як уже було сказано, використовуються книги купівлі/продажу, що знаходяться у покупця та постачальника.

Також замість використання книг допускається реєстрація рахунків та за допомогою електронних програм(наприклад, 1C). Як відображати надходження цих документів, буде розказано нижче.

При цьому, незалежно від того, яким способом виконується оформлення рахунків, термін їх реєстрації не повинен перевищувати п'яти днів з моменту надходження (у деяких випадках, які визначаються законом – протягом місяця).

Варіанти реєстрації

При оформленні рахунку у програмі 1C існує кілька способів реєстрації.

1. Реєструвати завжди при отриманні авансу. При виборі такого варіанта всі отримані авансові рахунки реєструватимуться автоматично за кожною нарахованою сумою, за винятком авансів, які були зараховані в день надходження.
2. Не реєструвати зараховані протягом 5 днів. У цьому випадку рахунки будуть створені лише на ті суми, які не були зараховані у п'ятиденний строк з моменту надходження. Цей метод допомагає реалізувати закладену у податковому кодексі вимогу про реєстрацію рахунків протягом 5 днів ().
3. Зараховані до кінця місяця суми не реєструються. Цей варіант реєстрації підійде далеко не для всіх випадків (інакше можна отримати штраф за несвоєчасну реєстрацію).

   Вибирати його необхідно лише у ситуаціях, коли постачання товарів чи послуги відбуваються безупинно щодо однієї й тієї особи.

   Він підійде при авансовій оплаті послуг інтернет-доступу, зв'язку, електрики, а також в інших подібних ситуаціях.

   Те, що подібна практика не є порушенням, роз'яснено у листі Міністерства Фінансів від 6 березня 2009 року. При цьому подібні рахунки повинні бути оформлені не пізніше, ніж до 5 числа місяця, наступного за місяцем перерахування авансу.

   Наприклад, послуги інтернет-провайдера були сплачені авансом за липень. У такій ситуації авансовий рахунок буде потрібно оформити не пізніше 5 липня того ж року.

4. Не реєструвати рахунки, зараховані до кінця податкового періоду. Використання цього пункту є досить спірним і може викликати розбіжності з податковими органами. Застосовувати його слід лише тим компаніям, які готові відстоювати свою позицію.

   Можливість вибрати цей варіант викликана наступним: існує думка, що найменування «авансовий платіж» не повинно відноситися до платежів, що нараховуються в тому ж періоді, в якому відбувається і відвантаження, оскільки тоді вони не відповідають самому поняття «авансовий».

   А якщо так, то й складати авансові рахунки за поточним періодом не потрібно. Щоправда, слід ще раз сказати, що при виборі такого варіанта суперечки із податковою службою будуть забезпечені.

5. Зовсім не реєструвати платежі, що надходять, як авансові. Він підходить лише для організацій, зазначених у Податковому Кодексі у статті 167 . До них відносяться компанії, що мають тривалий виробничий цикл кінцевої продукції, що перевищує термін 6 місяців.

У ручному режимі

Існує два основні способи реєстрації АСФ у програмі 1C. Перший – ручний метод. Він підійде у разі, коли доводиться реєструвати невелику кількість рахунків. Інструкція:

Автоматично

У ситуації, коли рахунків дуже багато, реєструвати їх у ручному режимі стає не надто зручно і забирає багато часу. І тут краще встановити автоматичну реєстрацію. Інструкція:

1. Для цього необхідно зайти до підрозділу «банків і кас», де знайти «рахунки на аванс». Після вибору цього пункту з'явиться вікно, в якому слід вибрати період, за який буде проведено формування документів.
2. Потім потрібно натиснути кнопку «заповнити» та вибрати всі незареєстровані рахунки. При цьому список можна легко коригувати та за потребою видаляти непотрібні або дописувати нові документи.
3. Коли всі необхідні авансові рахунки від постачальника будуть обрані, залишиться тільки натиснути на кнопку «виконати», після чого відбудеться їхня обробка — так будуть дотримані правила заліку АСФ.

   Список усіх оформлених документів можна буде у будь-який час відкрити, здійснивши перехід за посиланням: "відкрити список рахунків на аванс".

Які проводки відповідають виданому документу?

При надходженні передоплати формується проведення, що фіксує отримані кошти на рахунку постачальника послуг (продавця). Потім, після того, як продавцем складено та отримано покупцем авансовий рахунок, відбувається проведення готових рахунків при їх реєстрації.

Це можна виконувати як з кожним рахунком індивідуально, так і в загальному автоматизованому режимі (як було пояснено раніше).

У продавця проводки будуть приблизно такими:

• дебет 51 Кредит 62ав – отримано авансові гроші від покупця;
• дебет 62ав. Кредит 68 – зазначено нарахування доданого податку, що виділяється із авансу;
• дебет 62 Кредит 90.1 – зазначається прибуток від продажу ТМЦ на рахунок авансу;
• дебет 90.3 Кредит 68 – з реалізаційної операції нараховується ПДВ;
• дебет 68 Кредит 62ав. – приймається до відрахування авансовий ПДВ;
• дебет 62ав. Кредит 62р. - Зараховуються передоплачені гроші.

А в бухгалтерському обліку:

Як видно зі змісту цієї статті, використання електронних програм для реєстрації різних рахунків (у тому числі авансових) є кращим. Воно дозволяє зберігати всю необхідну інформацію в одному місці, а завдяки взаємопов'язаності документів можливість припущення помилки в них мінімальна.

Крім того, масове автоматичне заповнення документів дозволяє значно економити робочий час.

Відео на тему

Про те, як правильно реєструвати рахунок-фактуру на аванс, розказано у цьому відео:

Розглянемо особливості відображення в 1С авансового рахунку-фактури від постачальника та прийняття ПДВ до відрахування по ньому.

Ви дізнаєтеся:

• які умови мають бути виконані, щоб скористатися правом на відрахування ПДВ за авансовим рахунком-фактурою від постачальника;
• як у 1С зареєструвати рахунок-фактуру на аванс від постачальника;
• яким документом оформляється прийняття ПДВ до відрахування з виданих авансів;
• які проводки та рухи у податковому регістрі ПДВ - у книзі покупок формуються, які рядки декларації з ПДВ заповнюються.

Покрокова інструкція

Покрокова інструкція оформлення прикладу. PDF

Перерахування авансу постачальнику

Перелік авансу постачальнику відображається документом Списання з розрахункового рахунку вид операції Оплата постачальникуу розділі Банк та каса – Банк – Банківські виписки – Списання.

Докладніше про відображення в обліку перерахованого авансу постачальнику.

Проведення за документом

Документ формує проводки:

• Дп 60.02 Кт 51 – аванс, виданий постачальнику.

Реєстрація УФ на аванс від постачальника

Нормативне регулювання

Організація має право прийняти ПДВ до відрахування, пред'явлений постачальником під час перерахування йому передоплати (п. 12 ст. 171 НК РФ).

ПДВ з авансів, виданих постачальникам, приймається до відрахування під час умов (п. 9 ст. 172 НК РФ):

• договір передбачає попередню оплату;
• оплату здійснено в рахунок майбутніх поставок по діяльності, що оподатковується ПДВ;
• у наявності правильно оформлений авансовий УФ;
• у наявності документи оплати, що підтверджують перерахування авансу постачальнику.

На суму вхідного ПДВ, прийнятого до відрахування:

• у книзі покупокробиться реєстраційний запис за авансовим УФ з кодом виду операції 02 «Аванси видані»;
• у бухгалтерському облікуформується проводка Дп 68.02 Кт 76.ВА «ПДВ з авансів та передоплат виданих».

При цьому слід враховувати такі особливості, пов'язані з прийняттям ПДВ до відрахування за авансовими УФ від постачальників:

• прийняття ПДВ до відрахування- це право, а чи не обов'язок, тому обов'язково ПДВ приймати до відрахування по кожному СФ, особливо якщо відвантаження від постачальника відбувається у тому податковому периоде;
• перенесення відрахування за авансовими СФ на три роки неможливе, т.к. він передбачений лише для відрахувань ПДВ на придбання товарів (робіт, послуг).

  Вирахування ПДВ з авансів, перерахованих постачальнику

  Тобто. відрахування по авансовому УФ має бути зроблено у тому періоді, коли виникло право на нього (п. 2 ст. 171 НК РФ, Лист ФНР РФ від 09.01.2017 N СД-4-3/2@);

• якщо дата складання авансового УФ припадає на наступний квартал, а не на податковий період оплати, то відрахування за таким рахунком-фактурою неправомірне, навіть якщо його отримано до терміну подання декларації з ПДВ (Лист Мінфіну РФ від 24.03.2017 N 03-07-09/17203).

Облік у 1С

Документ Рахунок-фактура отриманий вид операції на авансформується на підставі документа Списання з розрахункового рахункуза кнопкою Створити на основіі - Рахунок-фактура отриманий.

Документ Рахунок-фактура отриманий на авансавтоматично заповнюється даними документа Списання з розрахункового рахунку:

• Рахунок-фактура №і від– номер та дата рахунку-фактури, отриманого від постачальника;
• Отримано- фактична дата отримання рахунка-фактури від постачальника;
• Код виду операції - 02 "Аванси видані".

Якщо в документі встановлено прапорець Відобразити відрахування ПДВ у книзі покупок, то при його проведенні будуть зроблені проводки щодо прийняття ПДВ до відрахування.

Дізнатись детальніше про Варіанти ухвалення ПДВ до відрахування за документом Рахунок-фактура отриманий.

Проведення за документом

Документ формує проводки:

• Дп 68.02 Кт 76.ВА – прийняття ПДВ до відрахування з авансу, перерахованого постачальнику.

Документ формує рухи по регістру ПДВ Покупки:

• реєстрація авансового УФ постачальника з кодом виду операції 02 «Аванси видані» у сумі прийнятого ПДВ до відрахування.

Звіт Книга покупокможна сформувати із розділу Звіти – ПДВ – Книга покупок. PDF

Рахунок-фактура нерозривно пов'язаний із ПДВ — одним із бюджетоутворюючих платежів російської податкової системи. Тому зазначений документ є одним із найважливіших серед первинних. Ким і коли виписується рахунок-фактура? Розберемо усі нюанси цього процесу.

Основна інформація про документ

Рахунок-фактура - документальна основа обліку, розрахунку та відрахування ПДВ. Рахунок-фактура виписується постачальником – платником ПДВ – на адресу своїх покупців: компаній чи підприємців. Інакше кажучи, будь-яка угода щодо реалізації оподатковуваних ПДВ товарів та послуг має супроводжуватися складанням рахунки-фактури. У покупця цей документ є підставою зменшення свого ПДВ до сплати, тобто для податкового відрахування.

Якщо покупець не сплачує ПДВ, постачальник може не виписувати йому рахунки-фактури. Однак для цього між сторонами має бути підписано угоду про те, що рахунки-фактури не виставлятимуться. Також звільнено від необхідності оформляти цей документ постачальники, які не сплачують ПДВ.

Нормативне регулювання

Правовою основою застосування документа, що розглядається, є Податковий кодекс. У пункті 3 статті 169 визначено, у яких випадках виписується рахунок-фактура. Це здійснення операцій, які підпадають під ПДВ, а також вивезення неоподатковуваних товарів з Росії на територію Митного союзу.

Документ має певну форму, викладену у постанові № 1137. У цьому ж акті наведено правила, відповідно до яких слід заповнювати рахунки-фактури. Форма документа та порядок його заповнення постійно вдосконалюються, у зв'язку з чим до постанови вносяться зміни.

Паперовий та електронний формати

Сьогодні рахунки-фактури формують у класичному вигляді, тобто на папері або в електронному форматі. Такий рахунок-фактура, як і його паперовий побратим, повинен складатися у суворо встановленій формі та містити всі необхідні реквізити.

Коли виписується рахунок-фактура у електронному варіанті? Це можливо при виконанні наступних умов:

• між організаціями укладено угоду щодо складання електронних рахунків-фактур;
• контрагенти мають технічну можливість обмінюватися документами у встановленому форматі через інтернет.

В іншому жодних обмежень немає. Електронний документ повністю замінює паперовий за умови, що складений за формою та засвідчений цифровим підписом.

Коли виписується рахунок-фактура

Найчастіше аналізований первинний документ виписується продавцем під час здійснення операцій, які, відповідно до податкового законодавства, підпадають під ПДВ. Під оподаткування потрапляє реалізація більшості товарів та послуг, зокрема і безоплатна передача. Але є й винятки – вони перераховані у статті 149 НК РФ.

Також компанії та ІП, які працюють із ПДВ, зобов'язані формувати рахунки-фактури при отриманні оплати в рахунок майбутнього відвантаження. Такі документи прийнято називати авансовими рахунками-фактурами.

Крім того, платники ПДВ зобов'язані оформляти рахунки-фактури під час експорту до країн ЄАЕС.

Трапляються випадки, коли папір виписується і суб'єктом, який ПДВ не сплачує. Такий обов'язок виникає у компаній та ІП, якщо вони від свого імені реалізують товари, що належать іншій організації — платнику ПДВ. Йдеться про посередницьку діяльність за договором комісії та йому подібним.

Порядок виставлення документа під час реалізації

Розглянемо базовий приклад - продавець відпускає товар, а покупець здійснює оплату за фактом. Рахунок-фактура виписується протягом 5 днів, починаючи з того, коли відбулося відвантаження товару, було реалізовано послуги або виконано роботи.

Один екземпляр рахунка-фактури виписується для самого постачальника, другий – для покупця. Документ необхідно зареєструвати в Журналі обліку рахунків-фактур (далі - Журнал). Крім того, продавець робить запис у Книзі продажу та вказує реквізити відповідного рахунку-фактури. А покупець, відповідно, робить аналогічний запис у своїй Книзі покупок.

Коли виписується рахунок-фактура на аванс

Якщо покупець перераховує передоплату на майбутнє постачання, то постачальник також має становити рахунок-фактуру. При цьому немає значення, повністю або частково покупець зробив оплату — документ виписується на перераховану суму. З отриманої передоплати продавець нараховує ПДВ, а покупець за дотримання певних умов може заявити свій вхідний податок до відрахування.

Коли виписується рахунок на аванс? Терміни виставлення - 5 днів, обчислення ведеться з дати, коли було отримано передоплату. Документ враховується у постачальника у такому порядку:

• авансовий рахунок-фактура відображається у Книзі продажів;
• коли відбувається реалізація товару, складається відвантажувальний, тобто справжній рахунок-фактура;
• відвантажувальний документ зазначається у Книзі продажів на всю суму постачання;
• у той же час до Книги покупок вноситься запис про авансовий рахунок-фактуру.

У покупця порядок обліку документа є аналогічним, але з протилежним знаком: замість записів у Книзі покупок — Книга продажів, і навпаки. І покупець, і продавець документи також підлягають реєстрації в Журналі.

Коли документ на передоплату не потрібен

Працюючи з передоплаті діє таке правило: якщо відвантаження здійснюється пізніше 5 днів із моменту надходження передоплати, то авансовий документ складати не потрібно. Адже рахунок-фактура може бути виставлений у п'ятиденний термін, а за цей час якраз відбудеться постачання товару. Тож у відведений законом період можна буде одразу виписати відвантажувальний рахунок-фактуру, минаючи складання авансового.

Коли рахунок виставляє посередник

Окремо згадаємо особливості роботи з рахунками-фактурами комісіонерів та інших посередників (агентів, експедиторів, повірених). Реалізуючи товар комітента з ПДВ від свого імені, комісіонер повинен скласти рахунок-фактуру та виділити у ньому суму податку. Це дозволить покупцеві заявити до вирахування свій вхідний податок. Причому рахунок слід виставити й у тому випадку, якщо сам комісіонер не сплачує ПДВ, наприклад, перебуваючи на спрощеній системі оподаткування. Справа в тому, що в зазначеному випадку комісіонер, будучи посередником між покупцем та власником товару, фактично бере на себе функцію останнього з обчислення ПДВ та складання документів.

Комісіонер реєструє виставлений документ лише у Журналі. Другий екземпляр призначається для покупця. Реквізити документа комісіонер передає комітенту, і той виставляє рахунок-фактуру посереднику. При цьому документ має мати той самий номер, який присвоїв йому комісіонер. Отриманий рахунок-фактуру він зазначає у Журналі.

Якщо комісіонер купує товар у третьої особи для комітента-платника ПДВ, він переставляє на його адресу рахунок-фактуру, виписану продавцем. У цьому випадку отримані та виставлені рахунки-фактури також слід зареєструвати в Журналі без відображення у Книгах.

Якщо виставлений документ потрібно змінити

Насправді досить часто виходить, що у документи доводиться вносити зміни. Наприклад, відбулося недопостачання товару або змінилася його ціна. Також це потрібно і тоді, коли у рахунку-фактурі знайдено помилку.

Для зміни інформації у виставленому документі складаються виправлені та коригувальні рахунки-фактури. Перший являє собою новий варіант документа, в якому міститься правильна інформація. Виправлений рахунок-фактура виписується протягом трьох років із періоду виставлення первісного документа. Це пов'язано з правом покупця у зазначений термін заявити про відрахування вхідного податку. Виправлений документ існує самостійно та повністю замінює той, у якому були вказані некоректні дані. Він виписується у випадках, коли потрібно виправити помилку, яка не призвела до зміни суми. Наприклад, постачальник неправильно вказав найменування покупця чи податкову ставку. Якщо ж некоректна інформація у рахунку-фактурі не робить вирахування неможливим, то виправлений документ складати не потрібно.

У яких випадках виписується коригувальний рахунок-фактура? Коли коригується сума угоди, наприклад, внаслідок зміни вартості товару. При цьому між сторонами має бути укладена угода про зміну суми (додаток до договору, акт, рішення). Коригувальний документ складається на суму змін та є доповненням до первісного.

Буває, що постачальник реалізував кілька партій товару одному покупцю і кожну виписав окремий рахунок-фактуру. Проте трапилося, що суму у всіх постачаннях необхідно змінити. Скільки рахунків-фактур виписується для коригування? У цій ситуації немає необхідності складати кілька документів — продавець може скласти на всі зміни на адресу цього покупця.

Порушення правил та відповідальність

Чим загрожують компанії чи ІП порушення, пов'язані з описуваним документом? У законі прописано, у які терміни виписується рахунок-фактура, але прямої відповідальності за їхнє перевищення не передбачено. А ось відсутність рахунка-фактури розцінюється як серйозний гріх в обліку. Під відсутністю розуміється неподання документа в тому кварталі, коли пройшла угода.

За це платник податків може понести покарання відповідно до статті 120 НК РФ. Якщо зазначене порушення буде виявлено вперше, організація може отримати штрафні санкції у вигляді 10 тис. рублів. Якщо відсутність рахунків-фактур виявиться у кількох кварталах, то сума штрафу збільшиться втричі. А в тому випадку, коли зазначене порушення призвело до заниження податку, штраф становитиме 1/5 частину від розміру недоплати, але не менше ніж 40 тис. рублів.

Треба сказати, що «забути» про рахунок-фактуру під час реалізації товару чи послуги досить складно. Якщо навіть це станеться, покупець обов'язково нагадає про необхідність скласти документ, адже без нього він не зможе зробити вирахування ПДВ. З рахунком-фактурою на аванс все інакше. Покупці далеко не завжди заявляють відрахування ПДВ із сплаченого авансу, тож не просять рахунки-фактури. У такій ситуації деякі бухгалтери не вважають за потрібне їх виставляти. Вони міркують так: отримання авансу та відвантаження відбуваються в одному кварталі (у більшості випадків), то навіщо ж оформлювати проміжний документ? Однак ФНП вважає це порушенням, якщо між надходженням передоплати та відвантаженням товару проходить понад п'ять днів.

Чому важливо стежити за оформленням

Документ, якому присвячена ця стаття, необхідний заяви відрахування ПДВ покупцем. Якщо ж у ньому буде допущено критичних помилок, то податкова служба не визнає відрахування. Отже, компанії доведеться доплачувати податки, а в найгіршому випадку ще й платити штраф. Тому при отриманні рахунка-фактури важливо ретельно перевіряти його основні реквізити.

Заради справедливості зауважимо, що не будь-яка помилка спричинить відмову у відрахуванні. Існує ряд параметрів угоди, які мають ідентифікуватися за рахунком-фактурою, а саме:

• покупець та продавець;
• об'єкт договору;
• вартість товару (послуги) чи сума передоплати;
• ставка та сума ПДВ.

Якщо за рахунком-фактурою визначаються зазначені параметри, то відрахування по ньому можна заявляти, незважаючи на інші помилки. Отримавши відмову від ІФНС, платник податків може сміливо звертатися до суду. Однак якщо постачальник при формуванні рахунку припустився помилки, наприклад, у вартості товару або сумі податку, то на преференцію з ПДВ покупець може не розраховувати.

Отже, рахунок-фактура дуже важливий для розрахунку ПДВ у постачальника та відрахування його вхідної частини у покупця. Необхідно стежити за актуальною формою документа, адже вона періодично змінюється. І вкрай важливо дотримуватися порядку та термінів його складання, а також не допускати критичних помилок, які спричинять невизнання відрахування у покупця.