Документирование отношений с контрагентами. Снижение риска доначисления налоговых обязательств, проведения выездных налоговых проверок

Как показывает практика выиграть налоговый спор в суде с каждым годом становится все сложнее и сложнее. Особенно не просто приходится налогоплательщикам при обжаловании решений налоговых органов по работе со спорными контрагентами. Очевидно, что перспективы урегулирования конфликта на досудебном этапе более благоприятны. Какие действия для этого необходимо предпринимать компании и как правильно отстаивать свою позицию при общении с налоговыми органами?

Действия компании до начала проведения налоговой проверки

Работа по досудебному урегулированию налогового спора должна начинаться еще до момента получения решения о проведении проверки. А если же речь идет о камеральных проверках, то до момента сдачи декларации.

С учетом положений статьи 54.1 НК РФ, которая действует уже больше года и регулирует отношения с контрагентами по новым правилам, у бизнеса появилась дополнительная обязанность. При проведении проверки теперь необходимо доказать налоговому органу обстоятельства реальности работы именно с тем контрагентом, который является стороной по договору. В противном случае есть риск получить доначисления не только по НДС, но и по налогу на прибыль.

В этой связи предварительный анализ налоговых рисков является чуть ли не единственным способом избежать доначислений после проведения налоговой проверки. Он включает в себя изучение информации о контрагенте до того, как начинается работа с ним, а также постоянный мониторинг деятельности на стадии текущего сотрудничества.

Судебная практика показывает следующее. При установлении отсутствия взаимоотношений с контрагентами налоговая инспекция доказывает, что при выборе контрагента:
не была проявлена должная осмотрительность;
отсутствовала деловая цель взаимодействия;
отсутствовала реальность взаимоотношений.

При этом реальность - это признак, который является особенно актуальным в связи с последними изменениями действующего законодательства.

Реальность

Компания должна убедиться в наличии всех необходимых документов по взаимодействию с контрагентом. Так, важное значение имеют:

документы, подтверждающие перевозку продукции (транспортные накладные, путевые листы и пр.);
документы, подтверждающие поступление и отгрузку продукции со склада (МХ1, МХ3 и пр.);
документы, подтверждающие последующую реализацию продукцию (товарные накладные) или использование продукции в производстве (инвентаризационные карточки и пр.).?

Чтобы определить нужный объем документов, целесообразно изучить условия договоров с контрагентами на предмет наличия документов, составление которых требуется в соответствии с положениями договоров . При отсутствии таких документов, налоговый орган может прийти к выводу об отсутствии взаимоотношений с указанным контрагентом.

Деловая цель

Согласно пп.1 п. 2 ст. 54.1 НК РФ юридическое лицо вправе учесть расходы и принять НДС к вычету только в том случае, если основной целью совершения сделки не являются неуплата (неполная уплата) и/или зачет (возврат) суммы налога. В этой связи потребуется обосновать, что выбор контрагента был обусловлен деловыми целями.

Если инспекция в ходе проверки установит, что привлечение посредника не имело под собой разумной деловой цели, она отказывает в признании расходов на оплату его услуг и в предоставлении вычетов по НДС. Обоснованием привлечения именно этого контрагента могут выступать следующие аргументы:

необходимость увеличения объёма продаж;
необходимость выхода на новые рынки сбыта;
необходимость проведения рекламной компании с целью увеличения узнаваемости бренда на рынке;
контрагент является эксклюзивным дистрибьютором поставляемой продукции;
рекомендации от партнеров, которые уже обращались за его услугами;
узнаваемость на рынке, большой опыт оказания услуг в своей сфере;?

В качестве обоснования выбора контрагента можно использовать отдельные положения, предусмотренные договорами: отсрочка платежа, выгодные условия логистики, предоставление гарантий и обеспечений, лучшие предложения по цене и прочее.

Выбор способов и методов доказывания деловой цели взаимодействия осуществляется в зависимости от той отрасли, в которой работает компания.

Должная осмотрительность

В целях подтверждения обоснованности выбора контрагента, следует подтвердить, какие критерии при этом учитывались. Кроме того, необходимо доказать свою осведомленность в том, каким образом должен исполняться договор, а также то, что договор исполнялся именно лицом, указанным в договоре.

Для этого требуется:

Убедиться в надлежащей регистрации контрагента, запросив учредительные документы;
Удостовериться в исполнении контрагентов обязанности по оплате налогов и сборов, запросив соответствующие справки;
Удостовериться в наличии необходимых для исполнения обязательства ресурсов, запросив штатное расписание, а также документы, подтверждающие наличие основных средств и оборудования;
Проверить полномочия подписывающих документы лиц, запросив копию паспорта. Если документы подписывает представитель, то запрашивать нужно приказ о назначении в должность либо доверенность.
Убедиться в отсутствии фактов, препятствующих исполнению обязанности по договору, проверив информацию о ликвидации, банкротстве, аресте имущества на соответствующих интернет-ресурсах.

Получать указанные документы целесообразнее вместе с сопроводительными письмами. Они подтверждают, что указанная информация была получена и проанализирована компанией до начала взаимодействия с контрагентом.

Действия компании после начала проведения налоговой проверки

Прежде чем представлять налоговому органу запрашиваемые документы и информацию, их необходимо тщательно анализировать, в том числе на предмет соответствия друг другу и действующему законодательству. Именно это является основной рекомендацией по предотвращению налоговых рисков.

Обстоятельства	Случай
В документах содержится информация, которая может привести к двояким выводам, и они в конечном итоге будут трактоваться не в пользу компании.	Компания заявила налоговый вычет по НДС, приложив путевые листы, товарно-транспортные накладные и разъездные ведомости. Инспекцией было установлено, что путевые листы не содержат информации о маршруте и спидометре, товарно-транспортные накладные не подтверждаются документально, а в ведомостях не проставлена дата составления. В этой связи, в налоговом вычете было отказано, и суд такую позицию поддержал.
Доказательства, представленные компанией, противоречат друг другу.	Компании был доначислен налог на прибыль. В обоснование понесенных затрат она предоставила договор субподряда, счета-фактуры, справку о стоимости выполненных работ и затрат, а также акт о приемке выполненных работ. Однако наименования работ в акте выполненных работ субподрядчика отсутствовали в акте выполненных работ, выставленных компаний генподрядчику. Так же договор субподряда был подписан неустановленным лицом, так как подписант к этому времени умер. Суд решил, что документы противоречивые и доначисление обоснованно.

Допросы должностных лиц

Отдельно стоит отметить, что при проведении проверки важное значение имеют допросы должностных лиц, которым могут быть известны важные для налогового контроля сведения. Категорически не допустимо, чтобы сотрудники давали показания без предварительной подготовки, а в определенных случаях без адвокатского сопровождения. Не убедительные показания, а также показания, из которых следует, что должностные лица не могут ответить на поставленные вопросы, сыграют злую шутку и в совокупности с другими доказательствами позволят сделать налоговым инспекторам вывод о том, что было допущено нарушение закона и получена необоснованная налоговая выгода.

В ходе проведения допросов лицо, выступающее в качестве свидетеля, довольно часто подвергается психологическому «прессингу» и давлению. Налоговые органы применяют методы запугивания и угрожают привлечением к уголовной ответственности в случае отказа от дачи показаний или дачи заведомо ложных показаний. Одним из любимых приемов инспекторов является обещание незамедлительно передать материалы проверки в органы внутренних дел для принятия решения о возбуждении уголовного дела.

Чтобы смягчить фактор давления со стороны налогового органа, необходима предварительная подготовка и адвокатское сопровождение. Кроме того, это позволит сотрудникам дать показания, которые могут наиболее благоприятным образом повлиять на итоговое решение.

Такой альтернативный способ доказывания как адвокатский опрос давно показал свою эффективность. Он представляет собой имитацию допросов налоговых органов со всеми уловками, которые хорошо знакомы опытным адвокатам.

Действия компания на этапе обжалования решения ИФНС в вышестоящем налоговом органе

Проводя проверку, налоговый орган далеко не всегда занимает активную позицию и исследует все обстоятельства, имеющие значения для налогового спора. При обжаловании решения в вышестоящей налоговой инстанции необходимо обращать особое внимание:

на полноту проведенных мероприятий налогового контроля;
оценку доказательств, собранных в период проверки;
на установление всех обстоятельств, имеющих значение для дела.

Обстоятельства	Случай
Делая вывод об отсутствии реальности хозяйственной операции, факт дальнейшей реализации товара и факт поступления НДС в бюджет налоговой не учитывался.	Суд пришел к выводу, что налоговый орган не предоставил доказательства получения компанией необоснованной выгоды. Было установлено, что налоговой не был оспорен факт приобретения и последующей реализации лома металлов и не была исследована реальность поступления НДС в бюджет.
Выводы налоговой строятся на сведениях, добытых с нарушением закона.	Инспекция доначислила компании НДС, основываясь на осмотре складских помещений и самостоятельных расчетах их вместимости. Однако суд признал протоколы осмотра недопустимыми доказательствами, так как при проведении процедуры осмотра к участию не был допущен представитель компании.
Налоговые органы игнорируют проведение почерковедческой экспертизы и не проводят допросы должностных лиц контрагентов.	Признавая позицию инспекции неправомерной в связи с тем, что не были проведены допрос руководителя спорного контрагента и почерковедческая экспертиза его подписи, суд пришел к следующему выводу. Инспекция не доказала недостоверность сведений, содержащихся в счете-фактуре, нереальность сделки с данным контрагентом и, соответственно, отсутствие у компании права на получение спорного налогового вычета.

Рекомендации в части предоставления дополнительных доказательств:

При проведении проверки ничто не мешает компании предоставить документы, подтверждающие проявление должной осмотрительности по отношению к контрагенту и реальность хозяйственных операций. В акте налоговой проверки отражается совокупность всех собранных доказательств.
Не стоит игнорировать возможность письменно обосновать свою позицию и представить доказательства, свидетельствующие о своей добросовестности. Отказ от использования данного инструмента лишает возможности «отбить» проверку уже на этапе вынесения решения налоговой инспекцией, которая проводила проверку. Кроме того, в случае несвоевременного представления доказательств затруднительно будет оспорить решение налоговой и в дальнейшем.
В возражениях необходимо отразить все доводы налоговой, с которыми компания не согласна, а не оставлять часть доводов «на потом», чтобы отразить их только при обжаловании решения в суде. И уж тем более не стоит оставлять доводы ведомства и вовсе без внимания.

Аргументом в пользу данной позиции является то, что суды руководствуются подходом, сформулированным в пункте 78 Постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 30.07.2013 N 57 "О некоторых вопросах, возникающих при применении арбитражными судами части первой Налогового кодекса Российской Федерации». Законность оспариваемого решения инспекции оценивается, исходя из обстоятельств, существовавших на момент принятия оспариваемого решения.

Рекомендации в части проверки недостающей информации

Не редкость, когда налоговый орган отражает в акте проверки и, следовательно, в решении, заранее не достоверную информацию. Например, о том, что контрагент не предоставил документы по требованию налоговой. В том числе и на этом основании делается вывод о фиктивности отношений. Что необходимо в таких случаях?

Запросить у контрагента информацию о том, поступало ли ему требование налоговой и давался ли на него ответ. При этом важно получить документы, подтверждающие отправку ответа на требования и предоставить их в налоговую инспекцию в качестве одного из доказательств реальности контрагента.
Рекомендуется использовать практику направления адвокатских запросов в налоговую инспекцию по месту нахождения контрагента. Это необходимо для того, чтобы предоставить ответ на вопрос, поступали на самом деле ответы на требования от контрагентов или нет.
Если налоговым органом достоверная информация не отражена в акте/решении, возможно обратиться с жалобой в органы прокуратуры. В ней следует указать, что органом намеренно отражена недостоверная информация, имеющая значения для установления фактических обстоятельств дела и принятия законного и обоснованного решения.
Жалоба в прокуратуру может помочь и в случае намеренного затягивания рассмотрения материалов налоговой проверки и затягивания процедуры обжалования решения налогового органа.
Имеют место и ситуации, когда в актах/решениях налоговые органы указывают информацию, о том, что допросить должностных лиц контрагентов не представилось возможным. Вместе с тем, если компания заинтересована в том, чтобы должностное лицо предоставило пояснения по факту работы с ним, рекомендуется оформить нотариальные показания и приобщить их к материалам проверки.

Юрий Александрович Лукаш

В гражданском праве договор – это соглашение двух или более сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Это письменное, датированное и подписанное соглашение между двумя или более сторонами, которое определяет какие-либо договоренности об объеме работ, обязанностей и финансировании. Основой договора может служить протокол исследования.

Термином «договор» обозначают и гражданское правоотношение, возникшее из договора, а также документ, в котором изложено содержание (условия) договора, заключенного в письменной форме.

Заключение договора позволяет учесть особенности взаимоотношений сторон, согласовать их индивидуальные интересы, а также создает юридические гарантии для его участников: одностороннее изменение условий договора не допускается, а их нарушение влечет обязанность возместить причиненные убытки.

Договор широко используется во внешней торговле, где он обычно именуется контрактом. Существуют следующие виды договоров. Консенсуальные, для которых достаточно соглашения сторон, и реальные, для которых, помимо этого, необходима фактическая передача имущества, являющегося предметом договора (например, перевозка, заём).

К договорам применяются правила о двух– и многосторонних сделках, предусмотренные главой 9 настоящего ГК РФ.

К обязательствам, возникшим из договора, применяются общие положения об обязательствах (статьи 307–419 ГК РФ), если иное не предусмотрено правилами настоящей главы и правилами об отдельных видах договоров, содержащимися в ГК РФ.

К договорам, заключаемым более чем двумя сторонами, общие положения о договоре применяются, если это не противоречит многостороннему характеру таких договоров.

Большинство договоров – возмездные: каждый из участников договора получает то или иное благо: имущество, деньги, услуги, права.

Примером безвозмездных договоров могут быть дарение, безвозмездное хранение и т. п.

В зависимости от характера порождаемых договором юридических последствий различают договора окончательные и предварительные. Окончательный наделяет стороны правами и обязанностями, направленными на достижение интересующих их целей, и определяет все условия договора.

Предварительный договор порождает для сторон обязательство заключить договор в будущем или дополнительно согласовать некоторые его условия (количество, цену и т. п.). Такие договоры нередко используются во внешней торговле.

Договор, в котором согласованы существенные условия, а менее важные остались открытыми для обсуждения или не оговариваются, считается открытым.

Если договор содержит несколько не зависящих одно от другого обязательств, его называют делимым, в противном случае – неделимым.

Договорный процесс начинается с направления другой стороне предложения заключить договор – оферты. Согласие с офертой именуется акцептом (см. акцепт), и его получение считается заключением договора. Последнее возможно и путем подписания сторонами заранее приготовленного текста.

По форме заключения договоры делятся на простые и нотариально удостоверенные.

В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения договора стороны несут гражданско-правовую ответственность, заключающуюся в уплате предусмотренной законом или договором неустойки и возмещении причиненных убытков, что по общему правилу не освобождает от обязанности исполнить заключенный договор в натуре, т. е. в соответствии с его условиями.

Слово «contract» в английском языке употребляется в связи с внутригосударственными соглашениями и другими видами договоров, кроме межгосударственных. Эквивалентом международного договора является слово «treaty».

Хорошо налаженная система договорной работы на предприятии является одной из основ правовой стабильности бизнеса поскольку может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые постоянно отвлекают людские и финансовые ресурсы организации, а следовательно, поможет избежать возникновения многих судебных споров.

Можно выделить несколько причин возникновения судебных споров, как то:

– недобросовестность одного из контрагентов по договору;

– бизнес-кризис одного из контрагентов;

– неверное толкование норм законодательства, положений договора или правовых терминов при подписании договора;

– наличие правовой «дырки» в тексте договора;

– неверное оформление документации, подтверждающей исполнение договора сторонами.

В первом случае из перечисленных выше случаев могут помочь предварительная тщательная проверка нового контрагента (проверка уставных документов, полномочий подписывающих договор лиц, запрос бухгалтерского баланса и др.) и максимальная защита интересов при подписании первого договора (100 % предоплата или, наоборот, предпоставка).

Во втором случае положительную роль может сыграть хорошо разработанная кредитная политика.

Случаи с третьего по пятый требуют грамотно построенной системы договорного документооборота. Эта система состоит из множества аспектов: от разработки типовых форм договоров наиболее приспособленных к виду деятельности, клиентуре, бизнес – методам, бизнес – процессам организации, постановки документооборота и до обучения персонала организации основам правовой грамотности в пределах должностных обязанностей , разработки должностных инструкций .

К сожалению работа с договорами и договорной документацией часто поручается работникам, для которых данная работа не характерна (сейл – менеджеры, проект – менеджеры, бухгалтеры и даже секретари), а поскольку эта работа для них является дополнением к основной, по которой и без того достаточно велика нагрузка в пределах прямой компетенции, то в результате, разумеется, страдает качество договорной работы.

У многих руководителей организаций бытует убеждение, что два честных человека могут обойтись и без помощи юриста, без детальной разработки договора, без точного оформления отчетной документации. Однако при этом не появляется мысль о том, что эти два честных человека по-разному поняли друг друга. Но даже если этого не происходит, то не стоит забывать, что в любом договоре всегда незримо присутствует третья сторона в лице налогового чиновника, а простейшая ошибка в договорной работе может привести не только к налоговому спору, но и возбуждению «налогового» уголовного дела, что может существенно снизить репутацию организации в глазах партнеров.

Кстати, нередки случаи, когда, уже передав юристу первичную документацию для подачи иска, организация обнаруживает, что созданная ею документация такого низкого качества, что не обладает какой-либо доказательственной силой.

Неверное оформление документации, подтверждающей исполнение обязательств по договору, самое встречается очень часто – например, организация заключает вполне качественный договор, после чего губит прекрасное начинание на корню, выставляя акты без указания стоимости работ, не оформляя передачу разработанной документации, не оформляя или неправильно оформляя передачу материалов субподрядчикам и т. д.

Грамотная работа с договорами облегчает планирование и, как следствие, ускоряет оборот средств и уменьшает дебиторскую задолженность.

Создание системы договорной работы можно условно разделить на несколько этапов, как то:

– обследование бизнес – процессов и методов предприятия. На этом этапе особое внимание следует уделять имевшим место проблемам, судебным спорам, претензионной переписке;

– разработка форм договоров и отчетной документации, исходя из специфики и особенностей деятельности организации и ее взаимоотношений с контрагентами;

– разработка алгоритма договорного документооборота в связи с созданием, корректировкой, заключением и исполнением договоров. На этом этапе определяются участки ответственности и компетенция руководителя, бухгалтерии, секретариата, коммерческой дирекции, исполнительного персонала и других подразделений;

– разработка рабочих и должностных инструкций по договорной работе;

– инструктаж персонала, вовлеченного в договорной документооборот;

– аудит. На этом этапе проверяется корректность работы системы, выявляются проблемы, шероховатости.

– консалтинг.

Создание, отладка, проверка работы, совершенствование системы работы с договорной документацией требуют привлечения квалифицированных юристов – гораздо выгоднее предотвращать ошибки, чем их исправлять.

Недобросовестное поведение в период преддоговорных переговоров

В соответствии с Гражданским кодексом РФ возможно возложение на недобросовестную сторону преддоговорной ответственности только в определенных ситуациях. Так, при недобросовестном поведении одной из сторон, приведшем к недействительности заключенного договора, преддоговорная ответственность наступает при недействительности договора, заключенного под влиянием заблуждения, обмана, насилия, угрозы, злонамеренного соглашения представителя одной стороны с другой стороной, договора, заключенного при стечении тяжелых обстоятельств, договора, заключенного недееспособным лицом или лицом, не способным понимать значение своих действий или руководить ими. Второй вид преддоговорной ответственности (наступающей при незаключении договора) применяется только при отсутствии ответа на протокол о разногласиях при заключении договора поставки, при уклонении от заключения основного договора при наличии предварительного договора или иной обязанности заключить договор, при уклонении одной из сторон от государственной регистрации или нотариального удостоверения договора

Одним из способов защиты является возложение преддоговорной ответственности на сторону, которая ввела вторую сторону в заблуждение на стадии переговоров. Например, ст. 178 ГК РФ устанавливает, что сделка, заключенная под влиянием заблуждения, может быть признана недействительной, и заблуждавшаяся сторона вправе требовать от другой стороны возмещения причиненного ей реального ущерба, если докажет, что заблуждение возникло по вине противной стороны. Если заблуждение возникло не по вине контрагента, то заблуждавшаяся сторона сама обязана возместить другой стороне причиненный ей реальный ущерб.

Один из специальных случаев признания ответственности стороны, недобросовестно ведущей себя на преддоговорной стадии, – это объявление договора недействительным и возложение обязанности возместить убытки на сторону, обманувшую контрагента в ходе переговоров. Согласно статье 179 ГК РФ сделка, совершенная под влиянием обмана может быть признана недействительной по иску потерпевшего Потерпевшему возмещается другой стороной причиненный ему реальный ущерб. При анализе указанного основания преддоговорной ответственности важнее всего решить, что считать обманом. Обычно под обманом понимается сообщение ложных сведений об обстоятельствах сделки или фактах, имеющих существенное значение для одной из сторон при заключении сделки (о чем такая сторона известила другую сторону). Сложнее определить, должно ли считаться обманом нераскрытие информации (например, несообщение об обстоятельствах, изменившихся по сравнению с объявленными стороной ранее).

Специальным основанием, по которому стороне, участвующей в переговорах, может быть выплачена компенсация в случае недолжного поведения второй стороны, являются правила о неосновательном обогащении (глава 60 ГК РФ). Чаще всего вопрос о возврате неосновательного обогащения возникает в случае, когда в ходе переговоров одна сторона раскрывает другой стороне определенную информацию, имеющую коммерческую ценность, а вторая сторона, получив такую информацию, продолжает ее использовать и после прекращения переговоров, не приведших к заключению договора. В данном случае информация была получена правомерно (так как раскрыта обладателем информации по его собственной воле), следовательно, общие основания ответственности лица за получение информации незаконными способами неприменимы. Обязанность возвратить неосновательное обогащение не является подвидом преддоговорной ответственности, однако также может применяться потерпевшей стороной для возврата полученного или сбереженного за ее счет имущества.

Критерии надежности договора

Любая организация при заключении сделки всегда стремится изначально обеспечить максимально возможную надежность отношений с контрагентом, поскольку это является гарантией успешного проведения коммерческой операции.

В этой связи можно выделить несколько критериев надежности договора, в частности, как то:

– договор заключен в интересах данной организации;

– права по договору надежно защищены, а обязанности контрагента по договору обеспечены ответственностью.

– договор не содержит никаких «подводных камней» или так называемых «юридических мин».

Заключению любой сделки и соответственно договора должна предшествовать серьезная и кропотливая работа по поиску надлежащего контрагента, по предварительному согласованию основных моментов предстоящей операции и т. д.

Практикой выработаны основные правила заключения сделки любого вида, как то:

– изначально необходимо четко себе представлять, что планируется получить от сделки. Надо создать идеальную модель предстоящей операции, определив, что за чем последует, что должен сделать каждый из ее участников и разбить ее на этапы и сроки – от заключения договора до его исполнения, что и как должно быть сделано на каждом этапе, что для этого необходимо, просчитайте возможный риск. Только после этого можно четко представить себе все мероприятие в целом и тем самым уже на стадии подготовки обеспечить себе управление ситуацией. После этого можно приступать к поиску соответствующих потенциальных контрагентов, а позднее и к составлению формулировок договора, подготовке необходимых документов;

– проект предстоящего договора лучше готовить самому, чем доверять его контрагенту, и тем самым обеспечить себе более преимущественном положении по сравнению с будущим контрагентом – можно сформулировать свои условия более четко и с учетом своих интересов;

– ни при каких условиях не подписывать договор, пока с ним не ознакомился и его не завизировал юрист. Это одно из самых главных правил, которым должен руководствоваться любой предприниматель. По своей значимости это правило может быть отнесено к "золотой заповеди бизнесмена". Любой договор – это всегда юридический документ , и грош ему цена, если его составляли некомпетентные лица. Юрист предложит изменить формулировку того или иного условия, разъяснит вам правовые последствия отдельных положений договора, порекомендует свой вариант раздела или пункта договора. Многие предприниматели в своей деятельности широко применяют на практике различные формы типовых договоров , которых в последнее время предостаточно в соответствующей литературе. Использование типовых форм значительно упрощает процесс составления конкретного договора и позволяет людям, не имеющим специального образования, ориентироваться в сложных юридических отношениях. Однако при этом необходимо учитывать, что универсального договора, способного на сто процентов обезопасить любой бизнес, не существует. Договор – это акт индивидуальный, и типовая форма никогда не сможет заменить живого специалиста;

– нельзя допускать двусмысленности и недомолвок в формулировках договора. Формулируя и согласовывая условия договора, необходимо добиваться устранения любой двусмысленности, размытости, нечеткости фраз. В договоре имеет значение каждая буква, каждая запятая. Необходимо помнить, что контрагент в случае возникновения спора будет любую нечеткую и неясную формулировку пытаться интерпретировать и толковать в свою пользу. Более того, он может включить в текст договора труднопонимаемые для положения (например, на профессиональном языке), в котором ваши интересы могут быть ущемлены с самой неожиданной для вас стороны. При наличии двусмысленности и недомолвок в формулировках договора вопрос толкования того или иного его положения при возникновении спора будет решаться судом. Он может быть решен не в вашу пользу, так как в соответствии со ст. 431 ГК РФ при толковании условий договора судом принимается во внимание буквальное значение содержащихся в нем слов и выражений. Буквальное значение условия договора в случае его неясности устанавливается путем сопоставления с другими условиями и смыслом договора.

Профилактика ошибок при составлении договора

Правильное оформление и грамотное составление договора является определенной гарантией его выполнения, тогда как недостаточное внимание к его элементам может повлечь негативные последствия.

Искусство составления договора складывается из умения так формулировать его статьи, чтобы составитель получал перед контрагентом существенные и в то же время не замеченные контрагентом преимущества, способности при необходимости пойти на уступку в одной статье, а в другой – свести ее на нет, возможности так сформулировать условия договора, чтобы партнер был заинтересован в его исполнении.

Как известно, договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами. Текст такого документа можно разделить на три части: преамбула, собственно текст договора, реквизиты и подписи сторон. Любой договор начинается с преамбулы, в которой указываются: дата и место совершения договора; фамилии, имена и отчества полномочных представителей сторон с указанием должности, если лицо действует по доверенности; полные наименования сторон в соответствии с уставами.

При заключении договоров надо обращать внимание на важные обстоятельства, как то:

– имеет ли право контрагент заключать необходимый Вам договор,

– не требуется ли для заключения сделки одобрения соответствующих органов управления контрагента.

В преамбуле зачастую необходимо привести определения явлений, объектов, по поводу которых заключается договор – в таком случае он будет понятем и не специалистам в области правовых отношений.

За преамбулой следует собственно текст договора, основное правило оформления которого сводится к тому, что в договоре нет необходимости переписывать нормы законодательства, регулирующие тот или другой вид договоров. Даже без ссылок на них императивные нормы законодательства будут действовать. Однако практика свидетельствует о том, что стороны редко заглядывают в действующее законодательство, ограничиваясь просмотром договора, поэтому в ряде случаев наиболее важные моменты законодательства возможно указать в договоре.

Как правило, предпринимательский договор можно и достаточно оформить в виде простого перечисления пунктов либо систематизации норм договора по разделам:

– предмет договора;

– обязанности сторон;

– срок договора;

– цена и порядок расчетов;

– ответственность сторон;

– заключительные положения;

– реквизиты и подписи сторон.

Все пункты (статьи) договора должны быть сформулированы четко и подробно, с тем, чтобы исключить возможность двойственного толкования. Следует иметь в виду, что впоследствии в случае спора по условиям исполнения договора контрагент будет пытаться любую неточную формулировку в договоре интерпретировать в свою пользу.

Определение предмета договора должно быть кратким и конкретным. В большинстве случаев можно привести формулировки Гражданского кодекса РФ для соответствующего вида договора.

Назвав себя подрядчиком и заказчиком, покупателем и продавцом и т. п., стороны связывают свои действия с правилами Гражданского кодекса РФ, регулирующими соответствующий вид договора, что может и не входить в планы участников договора. Напомним, что статьей 421 ГК РФ предоставлено право заключать договоры, не предусмотренные законами или иными правовыми актами , в том числе смешанные договоры, совмещающие черты, признаки, элементы договоров, поименованных в ГК РФ.

При формулировании положений договора о предмете важно продумывать каждое слово. Так, например, если подрядчик настаивает на терминах «реконструкция» и «модернизация», а не "ремонт", можно предположить, что при этом он преследует цель повысить собственный статус и, соответственно, стоимость работ, поэтому, возможно, к договору следует приложить дефектную ведомость с перечислением конкретных неисправностей, которые являются объектом ремонта. Выражение «сторона поставляет товар» невольно сковывает стороны правилами договоров поставки и может сыграть решающую роль при толковании договора в суде. Поэтому в ряде случаев следует выбрать формулировку «передает товар».

Любой гражданско-правовой договор должен содержать раздел, посвященный обязанностям сторон. При составлении предпринимательского договора необходимо избегать фраз типа «стороны обязуются надлежащим образом исполнять обязанности по » поскольку подобные формулировки смыслового значения не несут и только загромождают документ.

Целью составителя договора при оформлении положений о правах и обязанностях сторон должно стать грамотное использование диспозитивных норм гражданского законодательства. Ряд договоров (например, договор аренды недвижимого имущества) подлежит государственной регистрации, кроме того, в некоторых случаях стороны приходят к соглашению зарегистрировать договор у нотариуса. Тогда логично в данном разделе определить, кто именно будет заниматься регистрацией. Также можно предусмотреть обязанность стороны за свой счет застраховать объект договора, например, товар.

В договоре должны быть отражены все существенные его условия. Особенно следует обращать внимание на срок действия договора и сроки исполнения обязательств, порядок сдачи-приемки исполнения по договору, требования к качеству исполнения договорных обязательств.

В предпринимательском договоре должен быть и специальный раздел, посвященный цене и порядку расчетов. Цена может быть обозначена и в долларах или условных единицах. Главное – чтобы оплата производилась в рублях. В данном случае в договоре необходимо определить, по кем установленному курсу будет осуществляться оплата в рублях – по курсу Центрабанка России, ММВБ и т. д.

При составлении договора целесообразно предусмотреть суммы налога на добавленную стоимость. Идеально было бы указать цену без НДС, ставку НДС, сумму НДС и общую цену договора (цена + НДС).

В некоторых случаях (например, в отношениях по подряду) при подписании договора сторонам еще не известна точная цена договора. Такая проблема решается путем применения формулировки типа: «За работу по настоящему договору Заказчик уплачивает Подрядчику цену, определенную сметой. Цена работы, определенная сметой, является приблизительной. Окончательная цена, подлежащая уплате за работы по настоящему договору, определяется в акте приемки выполненных работ».

Если предприниматель в отношениях с контрагентами использует предоплату, во избежание предпринимательских рисков ему следует воспользоваться таким способом обеспечения обязательства, как задаток, суть которого заключается в том, что при неисполнении своего обязательства должник уплачивает двойную сумму задатка – своеобразный штраф.

В любых предпринимательских договорах необходим раздел об ответственности сторон, в котором следует избегать распространенных на практике фраз типа: «стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством». Необходимо отнестись к разработке рассматриваемых положений договора крайне внимательно. Если одной из сторон по договору является индивидуальный предприниматель , следует иметь в виду, что стороны договора могут ввести вину в качестве условия ответственности предпринимателя. Ответственность за неисполнение гражданином-предпринимателем своих обязательств, вытекающих из коммерческой деятельности, наступает по правилам об ответственности за предпринимательскую деятельность, т. е. без вины, за сам факт нарушения договора или причинение вреда. Однако индивидуальный предприниматель должен знать, что правила о безвиновной ответственности являются диспозитивными. Предпринимателю в договоре нередко имеет смысл определить размер неустойки: пеней или штрафов.

Вполне логично привести в договоре конкретный перечень сведений, составляющих коммерческую тайну.

Стороны освобождаются от ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств, если такое неисполнение (ненадлежащее исполнение) было вызвано действием непреодолимой силы. Кстати, кроме общепринятых в договоре можно предусмотреть дополнительные обстоятельства, которые стороны считают для себя форс-мажором.

Заключительные положения договора должны содержать нормы о сроке действия договора, порядке разрешения споров и т. д. Целесообразно устанавливать в договоре обязательный претензионный порядок урегулирования споров. Это связано с необходимостью несения расходов на судебное разбирательство (как минимум это сумма госпошлины), тогда как претензия дает возможность разрешить спор и без обращения в суд. В таком случае необходимо также определить, каким образом будет направляться претензия и определить, в какой срок должен быть дан ответ на претензию. Кстати, представляется целесообразным отметить, что подписи сторон желательно ставить на каждом листе договора.

Заключение договоров обособленными подразделениями

ГК РФ устанавливает ответственность за неисполнение либо ненадлежащее исполнение обязательств. Положения гражданского законодательства об ответственности за нарушение обязательств распространяются и на отношения, вытекающие из договоров:

– сторона, не исполнившая либо исполнившая ненадлежащим образом обязательства по договору (должник), обязана возместить другой стороне (кредитору) причиненные этим убытки. Понятием «убытки» охватываются реальный ущерб и упущенная выгода. Реальным ущербом называются расходы, которые произвел и должен будет произвести кредитор, и утрата (повреждение) имущества. Упущенной выгодой признаются неполученные доходы, которые кредитор мог бы получить за это же время в сравнимых условиях при надлежащем исполнении договора. Убытки определяются по ценам, которые существовали в том месте и в то время, где и когда должно было быть исполнено обязательство;

– в отношении лица, не исполнившего либо исполнившего обязательства ненадлежащим образом, договором может быть предусмотрена обязанность уплатить неустойку. Если неустойка предусмотрена договором, то убытки возмещаются в части, не покрытой неустойкой, за исключением тех случаев, когда договором или законом предусмотрено иное.

Если должник не исполнил либо не до конца исполнил, либо просрочил денежное обязательство по договору, то по истечении срока для исполнения договора подобное, в соответствии со ст. 395 ГК РФ, признается пользованием чужими денежными средствами. В этом случае должник обязан уплатить проценты на сумму сверх этих средств. Проценты в этом случае определяются исходя из учетной ставки банковского процента, существовавшей в месте нахождения кредитора на день, указанный в договоре как последний день исполнения обязательства. При этом от исполнения обязательства должник не освобождается. Если убытки, которые должник причинил кредитору неисполнением денежного обязательства, превышают указанную сумму процентов, то кредитор вправе требовать от должника возмещения убытков в части, превышающей сумму процентов.

Обязательства сторон по договору прекращаются после исполнения сторонами обязательств по договору.

Подготовка к заключению договора

Договор является источником возникновения гражданских прав и обязанностей, причем независимо от того, предусматривает действующее законодательство данный вид сделок или нет (п. 2 ст. 421 ГК РФ) при условии, что они не являются противозаконными.

Договорная работа должна отвечать следующим основным условиям: соблюдение и выполнение требований законодательства, положений локальных актов, эффективность, актуальность, экономическая целесообразность, правовая грамотность составляемых документов и проводимых мероприятий, финансовая обеспеченность проектов.

Все договоры необходимо подвергать экспертизе, в том числе правовой и экономической, на всех стадиях работы. Такие экспертизы можно проводить собственными силами , привлекая своих работников, имеющих соответствующую профессиональную подготовку, либо при содействии сторонних организаций, специализирующихся в этой области. В совокупности экспертизы создают предпосылки появления всесторонне подготовленного к реализации договора. Правовая экспертиза документа включает в себя не только выявление условий, не соответствующих интересам представляемой стороны и формулировку контрпредложений, но и проверку на соответствие заключаемой сделки закону в широком смысле этого понятия. Соответствие закону означает не только существование договора в рамках действующих нормативных актов, но и соблюдение общих принципов гражданского законодательства, не допускающих осуществление своих прав с намерением причинить вред другому лицу или злоупотребить своим доминирующим положением на рынке и т. п. Экономическая экспертиза – также очень емкое понятие и проводить ее необходимо с учетом структуры экономической науки, включающей в себя экономический анализ (в том числе финансовый, маркетинговый, бухгалтерский) и планирование (стратегическое и текущее).

Таким образом, результатом правовой и экономической экспертиз заключаемого договора становится юридически грамотное, финансово обеспеченное и экономически выгодное соглашение сторон.

Заключению договора должна предшествовать большая подготовительная работа, проводимая будущими контрагентами. Правильный подбор делового партнера позволит в процессе исполнения договора избежать в отношениях сторон трудностей организационного или иного характера.

Основная задача на подготовительной стадии работы с договором заключается в получении максимума информации о юридическом или ином лице, с которым планируется его заключение.

При выборе контрагента следует проявлять максимум осторожности, особенно при долгосрочности проектов, инвестировании в больших объемах и придерживаться следующих правил. При сборе информации о потенциальном партнере следует действовать в рамках, установленных законодательством, стоящем на защите конфиденциальности отдельных сведений (представляющих коммерческую, служебную и иные тайны). Прежде всего необходимо выяснить, уполномочено ли лицо, обращающееся с предложением заключить договор, на ведение переговоров такого рода. Далее требуется установить, от чьего имени действует это лицо. Если оно является представителем, то установите также правовой статус представляемого (юридическое лицо, частный предприниматель , структурное подразделение и т. п.), организационно-правовую форму (ООО, АОЗТ, АО и т. п.), специализацию.

Полномочия представителей сторон проверяются путем представления соответствующих документов (в некоторых случаях – это доверенности и документы, удостоверяющие личность, в других – уставы, положения, учредительные документы). При отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо впоследствии прямо не одобрит сделку.

Особого внимания заслуживает вопрос о заключении договоров обособленными подразделениями, который касается и проблемы правоспособности юридического лица. К обособленным подразделениям относятся представительства и филиалы, но они не являются юридическими лицами. Руководители подразделений назначаются юридическим лицом и действуют, в том числе заключают договоры, на основании его доверенности. Доверенность должна быть оформлена с соблюдением правил, установленных ст.185 ГК РФ. В доверенности должно быть указано, какие именно действия имеет право совершать руководитель от имени юридического лица. Следует учитывать, что в таком документе могут содержаться различные изъятия и ограничения, налагаемые на действия главы обособленного подразделения. Например, договор может содержать условие о том, что право заключать сделки ограничивается определенной суммой контракта. В отношении договоров, заключаемых обособленным подразделением, актуальны все правила и требования, обычно предъявляемые к заключению сделок самим юридическим лицом. Заключение сделок структурным подразделением от своего имени, хотя бы и в собственных интересах, не допускается. В любом случае сделка должна заключаться от имени юридического лица, в противном случае она признается ничтожной.

Одним из условий правоспособности юридического лица является наличие у него специального разрешения (лицензии), являющегося свидетельством предоставленного ему права заниматься деятельностью, для которой законом установлен специальный порядок. Сделка, совершенная юридическим лицом, не имеющим лицензии, может быть признана недействительной по иску этого юридического лица, его учредителя или государственного органа, осуществляющего контроль или надзор за деятельностью юридического лица, если другая сторона в сделке знала или заведомо должна была знать о ее незаконности.

Важно отметить, что в договорной работе должно быть обеспечено всестороннее взаимодействие подразделений организации, на которые в будущем возлагается исполнение договора или функции специализированного контроля – бухгалтерии, финансовых подразделений, юридической и договорной служб, а в необходимых случаях – производственно-технических, технологических и др. Безусловно, во главе такой деятельности должен быть руководитель.

Если договором предусматривается выполнение какой-либо технической задачи, необходимо исследовать его условия с технической точки зрения, что позволит предотвратить появление проекта, реализация которого может быть невозможна в силу технической несостоятельности (нецелесообразности, неисполнимости и т. п.).

Итогом подготовительной работы к заключению договора является либо готовый к заключению контракт, либо заключенное предварительное соглашение. До заключения договора на практике нередко используются такие понятия, как протокол о намерениях, генеральное соглашение и т. п., и только при анализе содержания этих документов можно сделать вывод об их сути.

Если стороны изготовили и подписали договор с помощью электронно-вычислительной техники, в которой использована система цифровой (электронной) подписи, они могут представлять в арбитражный суд доказательства по спору, вытекающему из этого договора, также заверенные цифровой (электронной) подписью. Если же между сторонами возник спор о наличии договора и других документов, подписанных цифровой (электронной) подписью, арбитражный суд запрашивает у сторон выписку из договора, в котором должен быть указан порядок согласования разногласий и сторона, на которую возлагается бремя (обязанность) доказывания тех или иных фактов и достоверности подписи. В порядке, указанном в договоре, арбитражный суд проверяет достоверность представленных сторонами доказательств. При необходимости судом назначается экспертиза для разрешения спорного вопроса, опять-таки с учетом процедуры, предусмотренной договором . При отсутствии в договоре регламентации указанных процедурных вопросов в случае, если одна из сторон оспаривает наличие подписанного договора и других документов, арбитражный суд вправе не принимать в качестве доказательств документы, подписанные цифровой (электронной) подписью. При этом суд, разрешающий такого рода спор, оценивает обстоятельства дела, всесторонне рассматривая вопрос в том числе о том, добровольно ли и со знанием ли дела стороны включили в договор процедуру рассмотрения споров и доказывания тех или иных фактов, не была ли она навязана одной из сторон контрагенту с целью обеспечения только своих интересов и ущемления интересов оппонента, и с учетом этой оценки выносит соответствующее решение. При нарушении данных условий сделка может быть судом признана недействительной.

При совершении сделок допускается использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации . В этом случае юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии.

Структура договора

Предмет договора должен соответствовать содержанию отношений, которые он призван регулировать, иначе в случае возникновения конфликтной ситуации суд будет разрешать дело исходя не из наименования договора, а из сути отношений, которые он регулирует, хотя ГК РФ устанавливает, что договор судьями должен трактоваться буквально. Если при толковании не будет достоверно определена воля договаривающихся сторон, то суд исходит из обстоятельств, указывающих на действительное волеизъявление сторон, а именно: преддоговорные переговоры (документально подтвержденные), переписку, практику, установившуюся во взаимоотношениях сторон, обычаи делового оборота, последующее поведение контрагентов (ст. 431 ГК РФ), что подтверждается судебной практикой.

Конец бесплатного ознакомительного фрагмента.

Договор является обязательным разрезом аналитического учета взаиморасчетов. Количество договоров с контрагентом не ограничено. При работе с отчетами по взаиморасчетам, можно анализировать задолженность в целом по контрагенту, без детализации по конкретным договорам. Но при оформлении хозяйственных операций необходимо указывать конкретный договор, по которому пройдут взаиморасчеты в момент фиксации хозяйственной операции. Для хранения договоров, заключенных с контрагентами, предназначен справочник "Договоры контрагентов", который подчинен справочнику "Контрагенты". Рассмотрим его реквизиты.

Справочник "Договоры контрагента"

Реквизиты справочника «Договоры контрагентов»

В договоре обязательно указывается организация, даже если взаиморасчеты по этому договору будут проводиться только по управленческому учету. В первичных документах контролируется соответствие организации, указанной в документе, и организации в выбранном договоре.

Контрагент - владелец договора.

Группа договоров - указывает принадлежность конкретного элемента к группе справочника "Договоры контрагентов". Например, "Товарные" или "Услуги".

Наименование договора, заполняемое пользователем в произвольной форме. Рекомендуется давать осмысленные названия, по которым можно догадаться о параметрах договора.

Виды договоров и их особенности

Вид договора в реквизите определяется вариант взаимоотношений с контрагентом. Список видов договоров, из которого можно выбирать значение, зависит от значения флажков "Покупатель" и "Поставщик", установленных в форме контрагента. В конфигурации определены следующие виды договоров:

с поставщиком;

с покупателем;

с комитентом;

с комиссионером;

бартерный;

Вид договора влияет на перечень хозяйственных операций, которые могут быть оформлены в рамках него. Например:

операцию покупки ТМЦ можно отразить только по договорам вида: "С поставщиком", "Бартерный";

операцию получения на комиссию ТМЦ можно отразить только по договорам вида: "С комитентом";

Этот пункт позволяет при любом варианте взаиморасчетов использовании более подробную детализацию взаиморасчетов до расчетных документов (до накладной, до платежного документа).

Флаг "Внешнеэкономический"

Этот пункт дает возможность отделить договора, ведущиеся в иностранной валюте только для целей управленческого учета, от договоров, которые действительно связаны с внешнеэкономической деятельностью. Этот признак используется для целей регламентированного учета, поскольку в бухгалтерском учете в иностранной валюте можно отражать только внешнеэкономические расчеты. Операции по договорам в иностранной валюте без этого флага невозможно отражать в регламентированном учете.

Флаг "Реализация на экспорт"

Этот пункт появляется в договоре, только если вид договора "С покупателем" и позволяет осуществлять контроль по поступлению денежных средств от покупателя. Т.е. при таком флаге нельзя будет осуществить оплату через наличные денежные документы, только через платежные документы с безналичными денежными средствами.

Вид взаиморасчетов

Дополнительный аналитический признак, который служит для разделения взаиморасчетов. Значение этого признака выбирается из справочника "Виды взаиморасчетов", который изначально пуст - пользователи должны его наполнить сами. В дальнейшем по значениям данного реквизита можно разделять и фильтровать показатели во взаиморасчетных отчетах.

Условия договора

Если выбрано значение "С дополнительными условиями" - появится возможность задания дополнительных условий в рамках договора, смысл которых описан далее.

Учет товаров

Смысл и назначение параметров контроля дебиторской задолженности и параметров резервирования (на закладках "Общие" и "Учет товаров") будет рассмотрен далее.

Закладка "Дополнительно"

На закладке "Дополнительно" определяются параметры, действующие по умолчанию при оформлении операций по этому договору.

Тип цен

Реквизит определяет тип цен для автоматического заполнения при оформлении документов покупки/продажи товаров по этому договору. Значение выбирается из:

Выполнение условий по договорам контрагентов
Важно! Нельзя ввести несколько условий по договорам взаиморасчетов по одному договору, действующих одновременно.

Закладка "Скидки"
Закладка видна в форме договора для видов договора "С покупателем" ("С комиссионером"). И на ней отражаются за указанный период и по кнопке "Показать" действующие жидки для данного контрагента и по данному договору. Данные подставляются из регистра " Скидки и наценки номенклатуры"

Закладка "Налоговый учет"
На закладке "Налоговый учет" определяются схема налогового учета по договору контрагента, т.е. момент определения базы налогообложения по НДС. Момент определения базы налога задается отдельно для операции приобретения и продажи и может быть выбран из следующего списка:
- по первому событию;
  по отгрузке;
  по оплате;
  не определять.
Отдельно определяется схема налогового учета по возвратной таре.

Закладка "Печать"
На данной закладке заполняются реальное наименование договора, которое будет отражаться в печатных формах документов.
На закладке "Свойства" и "Категории" можно отразить дополнительные аналитические признаки для договора.
Если на какой-либо момент в системе есть проведенные документы, содержащие ссылку на договор, то реквизиты договора "Организация", "Ведение взаиморасчетов", "Валюта взаиморасчетов", "Вид договора", "Условия выполнения договора" и "Схема налогового учета" менять запрещено - система блокирует такие попытки.

Детализация взаиморасчетов
В рамках одного договора с контрагентом можно вести взаиморасчеты:
При отражении взаиморасчетов "По договору в целом" можно формировать и счета на оплату, и заказы, но это не обязательно, и сумма взаиморасчетов по такому договору будет показывать долг по договору в целом - без учета этих документов.

По договору
Такой вид удобно выбирать, если нет жесткого регламента документооборота по договору. То есть, в каких-то случаях может быть создан счет перед началом очередной хозяйственной операции, в каких-то случаях может быть создан заказ (с резервированием под заказ), а иногда может быть выполнена отгрузка (поступление) ТМЦ без этих сопроводительных документов. При таком подходе первым шагом операции (сделкой) может быть документ любого вида, а следовательно любой вид взаиморасчетов "по сделкам" нельзя использовать. Сделками считаются те документы, которые начинают и, зачастую, определяют какую-либо хозяйственную операцию. В типовой конфигурации в качестве сделок могут выступать товарные заказы, счета на оплату и непосредственно товарные документы или документы оплаты.
Какой-либо явной фиксации статуса для документов-сделок в конфигурации не предусмотрено. Фактически, сделкой становится тот документ, который первым попал в рамках нескольких этапов одной хозяйственной операции в измерение "Сделка" взаиморасчетных регистров.

Ведение взаиморасчетов по сделкам
В типовой конфигурации реализованы следующие режимы ведения взаиморасчетов по сделкам:
По заказу
.ў по счетам. Здесь в качестве сделок выступают счета на оплату. Задолженность в этом случае будет погашаться аналогично вышеописанным правилам, но в рамках счета, а не заказа. Создание счета становится обязательным первым шагом отражения операций по такому договору. Последующие шаги операции (движение товаров и денег) должны иметь обязательную ссылку на сформированный счет. Задолженность по контрагенту будет отслеживаться отдельно по каждому счету.

По счету

Ведение по документам взаиморасчетов с контрагентами
При отражении взаиморасчетов "По договору в целом", "По заказам" или "По счетам", которые дают возможность контроля задолженности с точностью до сделок, можно вести еще более детальный учет задолженности с точностью до документов отгрузки или оплаты. При чем, документооборот в любом случае определяется способом ведения взаиморасчетов в договоре, но в качестве основания возникновения задолженности будут регистрироваться не только документы сделок, но и расчетные документы (оплаты, отгрузки, поступления).
В документах оплаты и отгрузки фиксируется ссылка на документ, который сформировал погашаемую текущим документом задолженность. Ссылка отражается в шапке (в платежных документах) или в табличной части (в товарных документах) "закрывающего" документа в поле "Документ расчетов с контрагентами".
Фактически, вид взаиморасчетов в договоре влияет на используемый товарный документооборот в рамках этого договора и на заполнение взаиморасчетных реквизитов в документах в рамках договора.
Например, счета на оплату поставщику и счета на оплату покупателю можно сформировать при любой детализации взаиморасчетов по договору. Но если вид взаиморасчетов установлен "По счетам", то формирование счета становится обязательным первым этапом документооборота. И все товарные и денежные документы, формируемые в рамках этого счета, должны иметь обязательную ссылку на этот счет (заполнение реквизита "Сделка").
Другой пример, заказы покупателя и заказы поставщику можно оформить в конфигурации только тот договор, взаиморасчеты по которому ведутся "по договору в целом" или "по заказам". Причем, в последнем случае использование заказов становится обязательным. На основании данных заказа покупателю можно сформировать счет на оплату. Следует обратить внимание, что счет при этом выписывается только для формирования печатной формы. А документы отгрузки ТМЦ и оплаты следует вводить на основании заказа покупателя. Соблюдение данного условия необходимо для корректности использования механизма резервирования товара в заказах и закрытия взаиморасчетов: контрагентами не только в разрезе договоров, но и сделок и расчетных документов. Таким образом, если одновременно могут регистрироваться и заказы, и счета на оплату, взаиморасчеты предпочтительнее вести в разрезе заказов.

Контроль дебиторской задолженности
Договор имеет ряд настроек, позволяющих указывать параметры контроля дебиторской задолженности. Под "дебиторской задолженностью" в конфигурации понимается долг контрагента перед предприятием, от лица которого ведется учет в информационной базе.
Важно! Контроль дебиторской задолженности действует только при проведении товарно-денежных документов в оперативном режиме. Таким образом, настройки влияют только на документы, проводимые в "оперативном" режиме.
Флаг "Контролировать сумму задолженности, сумма не более...".
Этот реквизит определяет сумму максимально возможной дебиторской задолженности контрагента по договору. Может использоваться при любом способе учета взаиморасчетов по договору. При этом:
.ў для покупателей отгрузка товаров может производиться, только если дебиторская задолженность по договору после отгрузки не превысит указанную в реквизите величину. Включение флага и установка нулевой суммы для покупателей означает стратегию "Отгрузка по мере оплаты";
.ў для поставщиков оплата за поставленный товар может производиться, только если дебиторская задолженность по договору после оплаты не превысит указанную величину. Нулевая сумма при включенном флаге для поставщиков означает стратегию "Оплата по мере отгрузки".
Флаг "Контролировать число дней задолженности, дней не более..."
Данный реквизит определяет максимальное число дней дебиторской задолженности контрагента по договору. При проведении документов проверяется по всем сделкам в рамках этого договора количество дней задолженности. Если оно превышает число, заданное в параметрах договора, документ не проводится. Параметр используется, только если есть флаг " Вести по документам расчетов с контрагентами", не важно в чем ведутся взаиморасчеты по договору, заказу или счету.
Флаг "Держать резерв без оплаты ограниченное время, дней не более..."
Данный реквизит определяет максимальное число дней, в течение которых документ "Закрытие заказов" не будет "видеть" ранее зарезервированные по этому договору остатки товаров, и, как следствие, не сможет списать их из резерва. Иначе говоря, в течение указанного количества дней резерв не будет считаться просроченным без наличия оплаты.
Флаг "Размер предоплаты по заказу покупателя, процентов не менее..."

Контроль состояния взаиморасчетов
Этот реквизит определяет процент обязательной предоплаты по заказу, для разрешения отгрузки товара. Имеет смысл, если взаиморасчеты ведутся "По заказам" или "По договору в целом". Используется только при расчетах с покупателями. Отгрузка разрешена, если по заказу поступил (фактический/планируемый) указанный процент предоплаты.
Из приведенной выше схемы можно понять применение описанных выше параметров к реализованным в конфигурации видам ведения взаиморасчетов:

Организация учета внутренних взаиморасчетов
Зачастую при анализе взаиморасчетов предприятия с его контрагентами возникает задача определения того, является ли контрагент внешним контрагентом или организацией, входящим в состав предприятия. Такое сопоставление нужно для выявления внутренних финансовых оборотов между организациями предприятия.
В конфигурации реализован механизм учета таких ситуаций. Можно зафиксировать список контрагентов, которые являются:
.ў либо организациями, входящими в предприятие,
.ў либо сотрудниками предприятия.
Для фиксации соответствия между записями справочника "Контрагенты" и справочников "Организации" или " Физические лица " в конфигурации предназначен регистр сведений "Собственные контрагенты".

Собственные контрагенты
В каждой записи регистра указывается:
Связи собственных контрагентов
Регистр сведений является непериодическим. То есть предполагается, что состав собственных контрагентов является постоянным, а если и меняется, то отслеживать эти изменения не нужно.
В дальнейшем эта информация используется в обработке "Пакетный ввод документов" в случае оформления операции "Товары по собственным контрагентам (из свободного остатка)" и Отрицательные остатки организации (закупка у собственных контрагентов)". С помощью этой обработки будут сформированы документ реализации от имени одной организации и документы поступления на имя других организаций. В качестве контрагентов в этих документах будут использованы собственные контрагенты этих организаций.
Информация о связи Организация - Контрагент - Физическое лицо механизмами конфигурации не используется.

Нас находят: виды взаиморасчетов , 1с справочник группы договоров взаиморасчетов , договор взаиморасчетов, держать резерв без оплаты ограниченное время 1с8, договор контрагента, виды договоров с контрагентами, вид взаиморасчетов, договора с контрагентами что это, условия взаиморасчетов, договора с контрагентами

Классификация видов договоров

Понятие договора устанавливается статьей 420 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ). Договор представляет собой соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

В цивилистике существует несколько классификаций видов договоров. Базовой классификацией можно считать деление по юридической природе договоров или сделок. Кроме того, существует классификация по типу договорных обязательств.

Классификация договоров по юридической природе
1. Основание: количество сторон.
  - Двусторонние договоры , где в наличии две стороны. (Договор купли-продажи)
  - Многосторонние , в которых может быть более двух контрагентов. (Соглашение об уступке прав)
2. Основание: момент, когда договор считается заключенным.
  - Консенсуальные договоры , которые считаются заключенными, когда стороны согласовали между собой все существенные условия договора. (Поставка, купля-продажа)
  - Реальные , для которых, кроме согласования существенных условий , необходима физическая передача вещи, являющейся предметом такого договора. (Договор аренды, займа)
3. Основание: встречное предоставление или его отсутствие.
  - Возмездные договоры , по которым одна из сторон получает плату или иное встречное предоставление за исполнение своих обязанностей. (Договор мены)
  - Безвозмездные , в которых одна сторона предоставляет другой что-либо, не получая от нее платы или иного встречного предоставления. (Договор дарения)
4. Основание: наличие конкретного вида договора в нормативно-правовом акте.
  - Поименованные договоры , названия которых прямо указаны, например, в гражданском законодательстве. (Договоры аренды, мены, займа)
  - Непоименованные, которые не указаны конкретно, но при этом не противоречат общим началам законодательства и принципам права. Здесь следует отметить, что существуют смешанные договоры, составленные из элементов поименованных договоров. Например, договор аренды оборудования с поставкой материалов для него. Если смешанные договоры регулируются нормами законодательства, которые относятся к отдельным частям такого договора, то непоименованный договор может регулироваться только по аналогии закона.
5. Основание: срок действия договора.
  - Срочные договоры , в которых определено время вступления в юридическую силу и момент прекращения действия договора.
  - Бессрочные , срок действия которых не определен.
6. Основание: отношения сторон между собой.
  - Фидуциарные договоры отличаются наличием у сторон особых личных отношений и доверия. Например, договор поручения. Если отношения сторон изменятся, то любая сторона может отказаться от исполнения договора в одностороннем порядке.
  - Нефидуциарные включают в себя остальные договоры.
Классификация по типу договорных обязательств
1. Основание: распределение прав и обязанностей между участниками договора.
  - Односторонние , где одна сторона имеет только права, а другая только обязанности. К примеру, заем.
  - Двусторонние или же синаллагматические , где каждая сторона имеет встречные права и обязанности.
  - Договоры в пользу третьего лица , по которым должник производит исполнение договора не кредитору, а иному лицу.
2. Основание: главная или вторичная роль соглашения.
  - Основной договор , который содержит права и обязанности сторон по основному предмету сделки.
  - Дополнительный или акцессорный , который заключается в дополнение к основному и неразрывно с ним связан. Так, перестает действовать договор поручительства, в случае, если основное обязательство было исполнено.
3. Основание: предмет оформления.
  - Имущественные договоры , которые направлены на получение или передачу материальных благ.
  - Организационные , то есть формирующие связи между участниками товарооборота. Среди таких договоров выделяют:
    1. Предварительные договоры , где закрепляется обязанность заключить основной договор, и согласуются условия его заключения.
    2. Генеральные договоры, на основании которых в дальнейшем заключается множество договоров одного типа, направленных на исполнение генерального договора. Встречается в страховых организациях, когда стороны согласуют генеральные соглашения с условиями страховки, а затем отдельные страхователи получают полиса на основании таких соглашений.
    3. Многосторонние договоры, в которых несколько участников, например, товарищей или учредителей, определяют порядок создания и функционирования товарищества или общества.
4. Основание: способ заключения.
  - Публичный договор , в котором одно лицо, занимающееся коммерческой деятельностью, обязано предоставлять товары и услуги любому лицу, которое к нему обратится. При этом все товары и услуги предоставляются по одинаковым ценам для всех обратившихся лиц. Заключая такой договор, предприниматель не имеет права предпочесть одного контрагента другому. Именно таким видом договора оформляется розничная продажа или стоматологические услуги.
  - Договор присоединения содержит условия, которые определены только одной стороной. Обычно они изложены в установленной стороной форме. Второй участник договора не влияет на формирование условий и может только целиком принять их или нет. Такие договоры часто встречаются в банковской сфере.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы
Говоря о различных функциональных возможностях типовой конфигурации "Бухгалтерия предприятия" на платформе "1С:Предприятие 8", трудно не отметить универсальность применения большинства из них: с помощью одного и того же вида документов можно отражать операции с различными активами и с применением различных счетов учета расчетов. Таким "универсалом" можно назвать и справочник Договоры контрагентов. Но все достоинства этого справочника можно оценить, лишь правильно настроив содержащиеся в нем реквизиты. Данная статья В.Н. Хомичевской, независимого консультанта основана на личном опыте автора по практическому внедрению программы "1С:Бухгалтерия 8" и посвящена теме правильного выбора значения реквизита справочника Вид договора, а также влиянию этого выбора на последующую работу с документами участков Банк и Касса.

Договоры контрагентов

Контрагенты Договоры контрагентов Договоры контрагентов .

"Договор" "договору" - рознь

При всей своей кажущейся простоте этот "незатейливый", но довольно "вездесущий" справочник Договоры контрагентов , как айсберг, содержит массу довольно важных возможностей, 9 из 10 которых неискушенному пользователю незаметны. Эти возможности могут стать как помощниками в умелых руках, так и препятствиями в работе, если их игнорировать. Попробуем в данной статье разобраться с этими "двумя сторонами одной медали".

Начнем с того, что уже не первое поколение программ "1С" использует в типовой конфигурации комбинацию справочника Контрагенты и подчиненного ему справочника Договоры контрагентов . Изменяется от редакции к редакции только состав реквизитов последнего справочника. Темой данной статьи как раз является справочник Договоры контрагентов .

А был ли "Договор"?

Если переход осуществляется с "1С:Бухгалтерии 7.7", то он не особенно сложен, ведь у пользователя все же есть знакомые "опорные точки" (о важных нюансах такого перехода расскажем чуть ниже).

Если же переход осуществляется с программы, написанной когда-то внутренней службой ИТ или внешними исполнителями специально для данного предприятия (в обиходе их называют "самописанными"), то нередко в подобных программах такого понятия как "договор контрагента", выраженного как элемент автоматизированной системы, не существует вообще. Это сильно осложняет восприятие "героя" нашей статьи пользователями, потому что в прежней системе вопрос принадлежности, например, платежа тому или иному реальному "бумажному" договору или иному документу-основанию решался зачастую путем ввода текстовой строки. Разумеется, такая форма отражения привязки к реальному договору относилась к числу "неалгоритмизируемых", и обрабатываться могла только в режиме визуального контроля и "крыжения" распечатанных движений по тому или иному счету. С точки зрения эргономики такой способ безнадежно устарел и очевидно является "позавчерашним" днем самого процесса автоматизации бухгалтерской работы. Не говоря уже о такой крайности как ручной "бумажный" учет, в том числе и с помощью табличных редакторов.

Поэтому, если вы планируете переход на "1С:Бухгалтерию 8" с подобных информационных систем - внимательно ознакомьтесь с возможностями ведения справочника Договоры контрагентов в "1С:Бухгалтерии 8" заранее, еще до того, как возникнет вопрос о переносе данных (остатков, начальных сальдо) вашего учета в новую систему!

Старый знакомый с новыми свойствами

"Договор" для пользователей "1С:Бухгалтерии 7.7" - элемент уже значительно более привычный. Поэтому автору неоднократно приходилось наблюдать, как при переходе на "1С:Бухгалтерию 8" опытные "семерочники" машут в его сторону рукой, мол, "а, понятно, это я знаю…". А справочник-то этот "подрос" вместе с самой конфигурацией, он как бы перешел на другой уровень и участвует в решении более серьезных задач, поэтому к его заполнению следует отнестись очень серьезно.

А вот что именно в нем изменилось, что в нем требует повышенного внимания - об этом мы сейчас и поговорим!

Договор "под микроскопом"

"Договор" вообще и "Договор контрагента" на языке "1С"

Первое, что необходимо помнить (и особенно тем, кто впервые соприкасается с программами семейства "1С") - это то, что любые операции по расчетам с контрагентами требуют обязательного указания договора.

Давайте сначала условимся о том, что мы понимаем под "договором". Даже если не затрагивать особенностей применения программы "1С:Бухгалтерия 8", то мы должны говорить:
- о договоре как о самом факте возникновения гражданско-правовых отношений (введем для него обозначение "договор - отношения");
- о договоре как документе (как правило - в бумажной форме, имеющем подписи и/или печати сторон), эти отношения закрепляющем. Обозначим его "договор - документ".
Если добавить терминологию программы, то добавляется термин "Договор контрагента" - по названию справочника, позволяющего отражать факт возникновения "договора - отношения".

Следует понимать, что в контексте работы с программой "1С:Бухгалтерия 8", то есть с программой, предназначенной для отражения именно фактических хозяйственных операций, нас будут интересовать лишь те "договоры - отношения" и/или "договоры-документы", которые повлекли (или должны повлечь) за собой изменение состояния взаиморасчетов одной из собственных организаций с контрагентом - участником договорных отношений.

Теоретически, на стадии заключения договора бухгалтер может и не принимать участия в обсуждении возникающих гражданско-правовых отношений, хотя его участие может быть важно с точки зрения налогового планирования последствий будущих фактических хозяйственных операций. Но эта тема заслуживает отдельной статьи, равно как и обсуждение юридических аспектов заключения договора.

В этой же статье хочется сделать акцент на том, что "договоры-отношения" (как имеющие "договор-документ" в классическом виде, так и имеющие форму простого счета, накладной, а также не имеющие документарной формы вообще, что допускается действующим гражданским законодательством как "устная форма заключения договора") необходимо будет ввести в информационную базу в момент возникновения обязательств при передаче товаров или продукции, оказании услуг или оплаты по этим операциям. То есть сформировать требуемую аналитику - элемент справочника Договоры контрагентов , адекватный содержательной части "договора-отношений". Намеренно подчеркнем - именно содержательной части, а не наименования договора. Почему - об этом далее в статье.

Многоликие договоры

При этом следует учесть еще и огромное разнообразие "договоров-отношений". Перечислим их примерный и обобщенный перечень в виде нумерованного списка с тем, чтобы потом можно было проанализировать возможности справочника Договоры контрагентов со ссылкой на их разновидности.
1. Договоры о намерениях - долгосрочные договоры, в рамках которых могут возникать как целевые (и также долгосрочные) договоры, так и разовые хозяйственные отношения (купли-продажи, поставки оборудования и т.д.). Такие договоры характеризуются тем, что они являются лишь обобщающими, обрамляющими намерения сторон, и не служат источником возникновения обязательств по взаиморасчетам. Отсюда и часто употребляемое их название: "рамочные договоры".
2. Долгосрочные договоры , в рамках которых действия сторон не периодичны , но определены договором (при этом они не привязаны к календарным периодам, таким как месяцы и/или кварталы). Предметом таких договоров могут быть, например, поставка/приобретение товаров, продукции, работ, услуг. Такие договоры характеризуются тем, что состояние взаиморасчетов непериодично и зависит от факта совершения операций сторонами договора (поставки товаров, оказания услуг и т.п., а также платежей по ним), отражаемых первичными документами.
3. Долгосрочные договоры , в рамках которых акты хозяйственной деятельности , операции , расчеты совершаются с некой установленной договором периодичностью (преимущественно - раз в месяц). Такие договоры характеризуются тем, что регулярно ежемесячно возникают обязательства по взаиморасчетам за услуги (например, платежи по услугам аренды, в т.ч. за потребленные коммунальные услуги, по услугам операторов сотовой связи, интернет-провайдеров и т.п.). Причем их ежемесячный размер может быть как фиксированным, так и определяемым по факту потребления услуг (неравномерным от месяца к месяцу).
4. Разовые "договоры-отношения" . Они могут быть оформлены в виде выписанного поставщиком организации или покупателю от организации счета на предоплату, платежного поручения, накладной на отгруженный товар, акта об оказании услуг и т. п.
Каждая из этих обобщенных разновидностей оформления договорных отношений может быть по-разному представлена в информационной базе "1С:Бухгалтерии 8". Если гибко использовать возможности справочника Договоры контрагентов , можно значительно повысить пользовательское удобство для тех операторов системы, которые в той или иной мере отвечают за состояние участка взаиморасчетов. Оно выражается в том, что состояние взаиморасчетов можно будет оперативно контролировать с помощью стандартных отчетов, не создавая при этом избыточных проблем тем или иным участкам бухгалтерии (в первую очередь - операционистам участка банка и кассы), что важно для снижения фактора пользовательских ошибок.

Мал реквизит, да дорог

Итак, для начала рассмотрим форму элемента справочника Договоры контрагентов (см. рис. 1)*

Примечание:
* Предполагается, что читатель знаком с основными способами ввода новых элементов в справочники 1С:Бухгалтерии 8.

Рис. 1

Поле Контрагент однозначно определяется владельцем нового элемента. А в зависимости от того, каким путем вы вводите новый договор с контрагентом в информационную базу (непосредственно в справочник или через формируемый документ), поле Организация может быть заполнено "по умолчанию" разными данными*. Поэтому необходимо контролировать соответствие введенных в них данных реальному "договору-отношению" или, что еще точнее, "договору-документу".

Примечание:
* Актуально в случае ведения в "1С:Бухгалтерии 8" многофирменного учета (прим. ред.).

Указатель 1 на рисунке 1 призван акцентировать внимание тех, кто ведет в программе многофирменный учет (учет по нескольким организациям) и у кого "договор-отношение" возникает между двумя организациями, входящими в холдинг. Даже если два экземпляра этого "договора-документа" попадают в руки единственного пользователя информационной базы, то формируются два элемента справочника Договоры контрагентов с "зеркальным" отображением наименований собственной организации и контрагента (для одного из экземпляров одна из собственных организаций будет "Организацией", вторая сторона - "Контрагентом", для другого экземпляра они "меняются местами").

Поле Группа договоров может быть заполнено или оставаться пустым - нюансы работы с иерархиями в этом справочнике мы рассмотрим далее.

Наименование договора . Это поле символьных значений - поле "творчества" пользователей. Как вводить наименования договоров (имея в виду их вышеприведенную систематизацию) - личное дело организации/компании, учет которой ведется в данной информационной базе. Надо ли использовать шаблон ввода (то есть вводить наименование по оговоренным правилам)? Требуется ли указывать только номер договора? Требуется ли указывать краткий смысл договора (например, поставка товаров, поставка продукции, оказание услуг и т. п.)? Все это - вопросы согласования между теми, кто первым вводит элемент справочника Договоры контрагентов в базу и теми, кто будет их использовать! Чем лучше они будут понимать друг друга в этом вопросе, тем меньше ошибок и выше уровень автоматизации процессов (впрочем, это характерно для всех без исключения справочников системы). Например, указание номера договора по согласованному шаблону может помочь в быстром поиске или отборе стандартными инструментами типовой конфигурации.

Указателем 2 на рисунке 1 обозначен один из важнейших реквизитов элемента справочника Договоры контрагентов . Это как раз та самая "малость", которая первоначально не воспринимается всерьез бывшими уверенными пользователями "1С:Бухгалтерии 7.7", переходящими на работу в "1С:Бухгалтерии 8". Однако именно это поле, будучи проигнорированным (а вернее - оставленным со значением, введенным "по умолчанию" самой системой) становится объектом раздражения при работе с некоторыми другими документами, так как является элементом отбора допустимых значений.

Рассмотрим ситуацию на примере.

Допустим, для одного из контрагентов введены три договора, причем Вид договора у каждого из них разный (С поставщиком, С покупателем, Прочее ). Для удобства рассмотрения их номера сведены к сочетанию одинаковых цифр (см. рис. 2).

Рис. 2

И для демонстрации встроенных возможностей отбора возьмем документ Платежное поручение .

На рисунке 3 приведен документ с выбранной операцией Оплата поставщику . Следуя по цепочке указателей, можно убедиться, что для отбора в поле Договор алгоритм документа устанавливает в данном случае отбор договоров с видом С поставщиком , причем изменить этот отбор пользователю не дано.

Рис. 3

Соответственно, если пользователь выбирает операцию Возврат денежных средств покупателю , то в этом случае система организует соответствующий отбор по виду договора С покупателем (см. рис. 4).

Отметим попутно, что в двух описанных случаях система отбирает не только договоры по виду С поставщиком и С покупателем , но и оба вида посреднических договоров по торговле - С комиссионером и С комитентом .

Рис. 4

Если договор не касается операций купли-продажи, то в элементе справочника Договоры контрагента следует выбирать вид договора Прочие . В этом случае и операцию документа Платежное поручение необходимо выбрать соответствующую - Прочие расчеты с контрагентами . Тогда система отберет для выбора снова только нужные договоры - с видом Прочие (см. рис. 5). Тогда система отберет для выбора снова только нужные договоры - с видом Прочие .

Рис. 5

На рисунках 3, 4 и 5 не отмечены еще несколько существенных моментов - то, что отборы договоров в списке для выбора проводятся не только по виду договора, но и по паре Организация - Контрагент (владелец договора), а также по выбранной валюте договора, о чем далее будет сказано еще несколько слов.

Таким образом, система помогает пользователю в случае, если у одного и того же контрагента имеются несколько договоров различных видов с различными собственными организациями, учет которых ведется в данной информационной базе - в поле зрения оператора (пользователя-операциониста участка Банк ) не попадает лишняя информация. Стоит ли говорить о том, что все это будет работать "как часы" лишь в том случае, когда при вводе соответствующего элемента справочника Договоры контрагентов правильно выбраны все значения полей.

Разумеется, все неверные данные в "1С:Бухгалтерии", вопреки иногда всплывающему мнению, исправимы. Вопрос лишь в том - насколько просто исправимы, сколько времени и сил придется потратить на такое исправление. Например, можно "обойти" проблему с неверно введенным видом договора, выбрав "для скорости" другую операцию того же Платежного поручения (по понятным причинам пример этого "обходного маневра" не приводится). Но в этом случае проблема всплывет, например, в момент оформления поступления, либо напротив - реализации материальной ценности или услуги. И если уже в этот момент захочется, наконец, исправить ошибку - это будет уже несколько более трудоемкое дело, поскольку если Договор контрагента уже введен в проведенный документ, то система, по понятным причинам, блокирует возможность его редактирования.

Выбор варианта взаиморасчетов зависит от вида договора

Для корректного учета взаиморасчетов с контрагентами очень важно правильно выбрать значение в поле Взаиморасчеты ведутся (см. указатель 3 на рис. 1). Система предоставляет возможность выбора из двух вариантов - По договору в целом и По расчетным документам . Вспомним условно-обощающую классификацию договоров, приведенную в подразделе "Многоликие договоры". Очевидно, что выбор второго варианта значения поля наиболее подходит для второй и третьей разновидности договоров, отчасти - для первой, и малоцелесообразен для четвертой. Оставляя за рамками статьи рассмотрение возможностей учета взаиморасчетов по расчетным документам в подробностях, остановимся лишь на одном аспекте.

Учет взаиморасчетов по расчетным документам необходим для того, чтобы видеть информацию о том, какой из документов поступления/отгрузки оплачен или по какому платежному документу зафиксировано поступление или отгрузка товаров, продукции, услуг. Эти данные можно получить из оборотно-сальдовой ведомости по определенным счетам, если в настройках параметров учета установлена возможность ведения таких взаиморасчетов. Однако, выбирая этот, бесспорно, удобный для детализации способ ведения взаиморасчетов, попробуйте не усложнить работу операционистов участка денежных расчетов Банк . Дело в том, что работникам этого участка приходится быть внимательными к немалому числу данных, отражаемых в платежных поручениях. В первую очередь, это сами суммы и платежные реквизиты получателя при отправке Платежным поручением исходящим (представьте последствия ситуации, когда, сконцентрировавшись на выборе документа взаиморасчетов, операционист отправит "кругленькую сумму" не по тому адресу!). А, кроме этого, в поле зрения (и ответственности) операциониста еще и выбор Вида движения денежных средств , и многое другое. Помножьте это на количество банковских документов, оформляемых ежедневно в крупной фирме - и получите довольно ощутимую зону риска!

Если же выбранный операционистом Договор контрагента содержит указание на вид взаиморасчетов по документам, то этот документ будет необходимо указать, иначе Платежное поручение не сможет быть проведено. И хорошо еще, если необходимый документ уже был введен в информационную базу заблаговременно! А если нет? Ведь не секрет, что бухгалтерия только теоретически может похвастаться своевременным, оперативным вводом данных, причем неоперативность только в незначительном числе случаев - вина именно бухгалтерии. Таким образом, при всех "благих намерениях" получение отчетов по взаиморасчетам в разрезе документов может оказаться фактором риска задержки оформления платежа.

Поэтому человеку, вводящему в систему элемент справочника Договоры контрагентов , важно просчитывать не только очевидные, но и скрытые параметры ввода, основанные на организационных особенностях конкретной организации.

Значительно облегчить ситуацию с детализацией взаиморасчетов можно, используя возможность построения иерархии элементов справочника Договоры контрагентов , о чем пойдет речь в финальной части статьи.

Следующий же раздел статьи посвящен еще одному набору полей элемента справочника Договоры контрагентов , так же, как и рассмотренное только что поле, входящих в группу реквизитов Ведение взаиморасчетов . Подробное их рассмотрение необходимо потому, что на практике встречается большое количество ошибок, исходящих из непонимания взаимосвязи нескольких объектов системы и организационного аспекта внедрения.

Как избежать коварства "условных единиц"

В данном разделе речь пойдет о паре реквизитов Договора контрагента - Валюта и Расчеты в условных единицах (на рисунке 1 они обозначены указателем 4).

Очевидные на первый взгляд, на практике они нередко используются так, как их наименование трактует пользователь, хотя это и не вполне соответствует тому, что является, так сказать, "сленгом" программы "1С:Бухгалтерия", причем уже не в первом поколении. В "1С:Бухгалтерии 7.7" такая комбинация реквизитов уже использовалась, и тем более удручает некорректное их использование бывшими "опытными" пользователями этой программы, которые и в "1С:Бухгалтерии 8" повторяют прежние ошибки.

Здесь мы так же будем говорить о договоре в двух его значениях: "договор - отношения" и "договор - документ".

Итак. Реквизит Валюта сам по себе обычно не вызывает никаких проблем. За редчайшим исключением пользователи понимают, что тут следует указать валюту, в которой в "договоре-документе" определена стоимость предмета договора . Однако в "договоре-документе", равно как и в "договоре-отношениях", определение валюты этим не ограничивается. Определяется и валюта платежей , то есть, чем одна из сторон договора будет расплачиваться за полученные товары, продукцию, работы или услуги (ситуацию с бартером как производную от двух встречных потоков отношений купли-продажи в данной статье мы не рассматриваем).

Вот тут в полной мере вступает в свои права "тандем" реквизитов - Валюта и Расчеты в условных единицах .

В этот момент в сознании пользователя начинает "коварным образом" срабатывать одно из значений термина "условная единица" как выразителя того денежного эквивалента, который на памяти российских бухгалтеров нередко выступал "заменителем", суррогатом общепринятых мировых валют, особенно в неспокойное время 90-х, когда кривая изменения курсов мировых валют напоминала кардиограмму больного аритмией сердца (что, увы, повторяется и в наши дни). Тогда так называемая "условная единица" ("У.Е.") выручала своей относительной стабильностью, определяемой сторонами договора. Причем "условными единицами" можно, по сути, назвать и такие специфически определенные сторонами валюты расчетов по договору, как "USD по курсу ЦБ + 5%", "ЕUR по курсу "N-банка" или даже "единица бивалютной корзины". С технической точки зрения (с точки зрения их применения в программе "1С:Бухгалтерия 8") отличие таких валют от "нормальных" будет заключаться лишь в том, что изменения курсов этих "искусственных" валют пользователь должен будет поддерживать вручную, тогда как "нормальные" можно обновлять автоматически.

Таким образом, абсолютно закономерным будет такое, например, заполнение справочника Валюты , какое показано на рисунке 6.

Рис. 6

Автору этой статьи на многочисленных (увы!) примерах пришлось убедиться, что часть пользователей воспринимает флажок Расчеты в условных единицах как определенную принадлежность именно к таким "искусственным" валютам, в результате чего в справочнике Валюты совершенно неправомерно (для данного случая) вводятся такие вот "У.Е.".

А ведь этот флажок несет совершенно иной смысл . И связан он с тем, что "заложено в программу" относительно применения как счетов безналичных денежных расчетов (51 и 52), так и определенных субсчетов расчетов с контрагентами.

Рассмотрим варианты сочетаний значений (состояний) реквизитов Валюта и Расчеты в условных единицах . Их всего три. А. Стоимость договора выражена в рублях - самый простой вариант. Совершенно очевидно, что при этом расчеты по договору не могут производиться в иной валюте, кроме тех же рублей (поэтому флажок Расчеты в условных единицах недоступен). А потому при безналичных расчетах будет использоваться счет 51, причем алгоритмы платежных документов будут проверять соответствие валюты договора счету, выбранному в поле Счет учета (БУ) . Ему, в свою очередь, должен соответствовать выбранный расчетный счет организации (см. рис. 7). Кроме того, такой комбинации должны соответствовать те счета учета расчетов с контрагентами, у которых отсутствует в плане счетов признак валютного учета (см. рис. 8). Как настроить такие счета для подстановки "по умолчанию", будет отмечено в конце данной статьи.

Рис. 7

Рис. 8

Б. Стоимость договора выражена в любой валюте , и расчеты по договору также определены в валюте. В этом случае выбирается любая валюта, кроме валюты регламентированного учета (рублей). С той лишь оговоркой, что в этой валюте организация может открыть банковский счет (разумеется, в данном случае совсем уж искусственные "У.Е." вряд ли применимы). С точки зрения платежных документов система проверит соответствие валюты договора Счету учета (БУ) и позволит выбрать в качестве банковского счета только те счета, которые открыты не в рублях (см. рис. 9). А в качестве счетов расчетов с контрагентами следует выбирать счета с признаком валютного учета, для которых в программе определен соответствующий алгоритм расчета - с переоценкой валютных остатков (за исключением полученных или выплаченных авансов) в конце месяца документом Закрытие месяца (см. рис. 10).

Рис. 9

Рис. 10

В. Cтоимость договора назначена в валюте (на этот раз - любой , кроме валюты регламентированного учета, разумеется), а вот платежи по договору предусмотрены как раз в рублях - это как раз тот самый, иногда вызывающий трудности, вариант. Именно и исключительно для такого случая предназначена позиция установленного флага Расчеты в условных единицах ! Реакция платежных документов при этом соответствует той, что приведена в варианте А . А вот выбор счетов взаиморасчетов с контрагентами в этом случае должен быть таким, который указан на рисунке 11.

Рис. 11

Контрагенты - по порядку - становись!

Важность использования для расчетов с контрагентами "правильных" (заведомо предусмотренных алгоритмами программы) счетов и субсчетов расчетов с контрагентами трудно переоценить, хотя именно в этой области обычно творится полнейший пользовательский "беспредел". Оно и понятно - именно тут сложнее всего бывает сломать сложившиеся в головах (иногда со времен еще советского бухучета) стереотипы, тем более, что как раз счетов расчетов с контрагентами менее всего коснулись новшества при изменениях планов счетов. Однако принцип "не поступлюсь своими привычками" в данном случае может сыграть ту же роль, что и пренебрежение знанием традиций коренных народов при путешествии в экзотическую страну. Не то, чтобы хотелось сравнить "1С:Бухгалтерию 8" с территорией проживания далекого от цивилизации племени "мумба-юмба", но определенное уважение к тому, что уже заложено в этом экономичном и универсальном типовом решении, как минимум, разумно. Хотя бы для того, чтобы потом до потери спокойствия не искать ответ на вопрос: "Почему же эта чертова программа не переоценила остатки по договору?".

И вот тут мы вплотную сталкиваемся с тем, что является большим достоинством программы. Настраиваемость программы - вот тот "конек-горбунок", приручив которого, можно получать сплошь преимущества и не впадать впоследствии при разборе работы с программой в бесконечную череду традиционных русских вопросов "кто виноват" и "что делать" (особенно, если последний вопрос возникает перед самой сдачей баланса).

Разумеется, в рамках статьи мы уделим внимание лишь той из многочисленных настроек программы, которая относится к рассматриваемой теме - настройке счетов взаиморасчетов с контрагентами. И будем рассматривать ее в свете того, что подавляющее большинство документов программы "1С:Бухгалтерия 8" позволяет самому пользователю вводить и редактировать корреспондирующие счета будущих бухгалтерских проводок.

Эта тема теснейшим образом связывает не только собственно технический аспект задачи внедрения программы "1С:Бухгалтерия 8", но и организационный и психологический аспекты.

Посудите сами. Если, например, вводом документов поступления или реализации ТМЦ или услуг на предприятии занимается именно бухгалтерия - это еще полбеды. Есть надежда, что бухгалтер-операционист или проставит, или проверит введенные проводки на соответствие бухгалтерским "духу и букве".

А если организационно документооборот на предприятии построен так, что такие документы вводят менеджеры, которым бухгалтерский сленг кодов счетов неведом так же, как язык того же племени "мумба-юмба"? Именно для такого случая в настройках пользователя введен флажок Скрывать счета учета в документах !

Да, но вот мы их скрыли для менеджера. И что? Это избавит нас от того, чтобы вводить счета взаиморасчетов вообще?

Отнюдь! Счета придется вводить или даже исправлять, что значительно более трудоемко…

Поэтому лучше всего заранее, до начала ввода первых документов в программу, структурировать справочник Контрагенты (задать требуемую иерархию) и определить для групп контрагентов нужные счета расчетов. Об этом приходится упоминать потому, что уже настроенных даже в чистой новой рабочей информационной базе счетов расчетов может оказаться мало, так как многие бухгалтеры любят использовать не субсчета счетов 60 и 62, а субсчета 76 счета.

Если же учесть, что справочник Контрагенты при ведении многофирменного учета един для использования всеми собственными организациями, то задача настройки регистра Счета учета расчетов с контрагентами становится еще более значимой.

Чтобы не вдаваться в излишние комментарии, автор приглашает вас изучить рисунок 12, на примере которого показано, как можно решить проблему привычного использования счетов. Остается добавить, что такая настройка должна сопровождаться организационными мерами, чтобы операционисты (будь то бухгалтеры или менеджеры) использовали строго определенные папки-группы при работе с определенными категориями контрагентов. Тогда будет с успехом решена задача, обозначенная ранее в статье - правильный выбор субсчетов расчетов с контрагентами при различных вариантах сочетаний валюты договоров и валюты платежа по ним.

Рис. 12

Удобство детализации взаиморасчетов как следствие использования структуры

И последнее, о чем хотелось бы рассказать по теме использования справочника Договоры контрагентов . И в этой, и в предыдущей статье уже упоминалось о том, что договоры-отношения могут быть разными, и даже приводили их условно-обобщающую классификацию.

Если устроить каждому из "договоров-документов" и даже каждому из "договоров-отношений" некий "входной контроль", "сортировку" (хотя бы по четырем условным их разновидностям), то можно получить удивительные результаты по удобству получения итоговых данных.

Давайте рассмотрим несколько примеров.

Если мы имеем договор разновидности 3, для которого характерно наличие общего долгосрочного договора и выписываемых в его рамках ежемесячных, исчисленных по факту, сумм по оказанным услугам, то есть два варианта отражения такого договора. Оба они удобны с точки зрения получения как общих движений и итогов по взаиморасчетам, так и с точки зрения детализации этих взаиморасчетов (скажем, по месяцам).

Один из этих вариантов - использование при вводе нового договора в информационную базу варианта взаиморасчетов по документам. Но выше мы уже обговаривали - этот удобный вариант может привести к трудностям для операционистов участков банковских/кассовых операций. Решить эту проблему "без потерь" может такая организация справочника Договоры контрагентов , при которой основной договор вводится в виде элемента-группы (обобщающего), а документы расчетов за каждый месяц - в виде собственно конечных элементов справочника (см. рис. 13).

Рис. 13

При такой настройке значительно облегчается работа операционистов по банковским операциям (что значительно снижает риск их ошибок), но при этом не теряется возможность получения информации по расчетам в любой - обобщенной и детальной - формах. Рассмотрим ее возможности на примере вариантов настройки стандартного отчета Оборотно-сальдовая ведомость по счету . В том случае, если в настройке (рис. 14) пользователь выбирает тип Элементы , он получает возможность видеть детализированные расчеты по месяцам, если выбирает Только иерархию - он видит лишь общее состояние взаиморасчетов по данному договору в целом. Если же будет выбрана Иерархия , пользователь увидит оба варианта одновременно - и общий, и детализированный.

Рис. 14.

Еще одна "маленькая хитрость" с использованием иерархии справочника Договоры контрагентов поможет справиться с другой, довольно типичной ситуацией.

Мы уже отмечали выше, что "1С:Бухгалтерия 8" позволяет ввести для одного договора лишь один единственный вид договора - С поставщиком , С покупателем и т.д.

Но как быть с ситуациями, когда "договор-документ" имеет двоякий характер? Возьмем, например, договор аренды. Весь договор отражает то, что, например, организация А арендует у контрагента Б некий блок производственных помещений. И в данном случае отношения с Б возникают у А как с поставщиком. Но в тексте договора присутствует отдельный небольшой пункт, который гласит, что если предмет аренды будет нуждаться в ремонте, то арендодатель произведет его собственными силами, после чего выставит арендатору счет на произведенные работы. В данном случае неизбежно возникает встречная ситуация, когда отдельный пункт договора означает другие отношения, в которых Б выступает перед А уже как покупатель.

Как же быть? Ведь соответствующие документы программы просто не позволят выбрать договор вида С поставщиком для отражения реализации услуги!

И тут нам тоже придет на помощь возможность построения иерархического списка.

Весь договор аренды мы можем оформить как элемент-группу (см. рис. 11). А уже внутри этой группы потребуется создать два конечных элемента справочника - отдельно на отношения по виду С поставщиком и отдельно на отношения по виду С покупателем . Таким образом, мы решим и задачу использования штатных документов типовой конфигурации, и задачу детализации взаиморасчетов при получении стандартных отчетов (например, отчета Анализ субконто ). Аналогичная схема может быть применена и при договоре, предусматривающем бартерные расчеты.

Отправить на почту

Заместитель руководителя группы внутреннего аудита, контроля и методологии

В условиях ужесточения налогового контроля нельзя подходить к проверке контрагентов формально. Если вы запросите только выписку из реестра, устав и приказ на руководителя, риски остаются. На контрагента надо собирать целое досье. То есть подход к проверке партнеров должен поменяться кардинальным образом.

Главная причина – нашумевшие поправки в Налоговый кодекс, внесенные законом № 163-ФЗ . С 19 августа действует статья 54.1, которая запретила налоговые схемы. Все внимание налоговики теперь уделяют реальности сделки, а не недочетам в «первичке». Для защиты от претензий налоговой теперь важно доказать, что контрагент был способен выполнить обязательства, и компания убедилась в благонадежности контрагента, то есть проявила должную осмотрительность – контрагента проверили от и до, проведя тщательнейшее расследование. По сути, теперь нужно собрать полноценное досье на поставщика или подрядчика.

Какого-то специального и универсального регламента проверки контрагента на добросовестность в природе не существует. Поэтому мы подготовили пошаговую инструкцию, при помощи которой можно проверить контрагента перед заключением договора. Чем больше источников – внешних и внутренних – будет задействовано, тем качественнее получится результат проверки подрядчика (поставщика) и более высокими шансы защитить компанию от доначисления налогов.

Почему главбух не должен проверять контрагентов

Многие компании до последнего времени не утруждали себя проверкой контрагента. А в тех, кто пытался обезопасить себя от сомнительных связей, чаще всего проверку возлагали на главбуха. По ясным причинам такая проверка не выдерживает никакой критики, поскольку бухгалтеры расценивают новую обязанность как дополнительную нагрузку, чаще всего проводят проверку контрагента формально, «для галочки».

Алгоритм проверки контрагента

Шаг № 1. Проверить контрагента по официальным сайтам в интернете

Проверку надежности контрагента можно начать с общедоступных ресурсов в интернете. Благодаря им можно бесплатно и оперативно узнать весьма интересные подробности о потенциальном партнере.

Скачать выписку, проверить адрес и директора на «массовость», узнать о дисквалификации директора контрагента, проверить наличие налоговых долгов можно на сайте ФНС egrul.nalog.ru . Тревожные «звоночки»:
- в ЕГРЮЛ есть отметка о дисквалификации и недостоверности сведений о руководителе;
- компания часто переезжает с одного адреса на другой или зарегистрирована по массовому адресу.
Проверить наличие судебных исков на контрагента, участие в судебных разбирательствах – на сайте kad.arbitr.ru . Особенно опасно, если будущий контрагент бросает дела после первой инстанции, подает иск и не приходит в суд, это подозрительно. Так могут действовать однодневки, которые хотят создать доказательства реальной деятельности. Плохо, если потенциальный партнер проходил по налоговым спорам, и судьи признавали его ненадежным.
Проверить наличие долгов, которые уже взыскиваются по суду, позволяет сайт Федеральной службы судебных приставов: fssprus.ru .
«Пробить» контрагента по реестру недобросовестных поставщиков на сайте единой системы закупок rnp.fas.gov.ru .
Проверка действительности паспорта директора, разрешений на работу и патентов для иностранцев – информационные сервисы Главного управления по вопросам миграции МВД России сервисы.гувм.мвд.рф .

Положение о проверке контрагентов

В целях унификации процедур и методов проверки контрагентов целесообразно разработать и утвердить в компании единый внутренний нормативный акт - Положение о проверке контрагентов (а не издавать приказы о проверке каждый раз при появлении нового потенциального партнера). В нем, в частности, привести перечень документов, которые ответственные лица должны запросить у потенциальных партнеров перед заключением той или иной сделки. В регламенте раскрывается информация, подлежащая сбору и анализу, порядок ее получения и методика обработки. Документ утверждается директором и доводится для ознакомления ответственным сотрудникам под роспись.

Шаг № 2. Изучить сайт контрагента, рекламу и отзывы в интернете

Кроме официальных ресурсов обязательно надо посмотреть сайт будущего контрагента. Но доверять всей информации на нем не стоит. Поэтому сверьтесь с отзывами клиентов о поставщике на тематических сайтах, в СМИ. Полезно изучить мнения бывших сотрудников, которые знают компанию изнутри (см. отзывы о работодателях в интернете).

Что должно насторожить? Отсутствие у компании сайта, неработающая страница в интернете, устаревшая информация. Также тревожный признак – отсутствие рекламы и отзывов клиентов и сотрудников.

Шаг № 3. Нанести визит контрагенту

В идеале, конечно, надо постараться осмотреть не только офис, но и производственные, а также складские помещения будущего контрагента. Еще лучше – если удастся сфотографировать офис внутри и снаружи, производство, товар на складе, автопарк и т. д. Важно сохранить все пропуски в офис и на склад (в т.ч. на проезд машины) – он докажет, что руководство или представитель компании встречались с контрагентом до заключения сделки.

Что должно насторожить? Контрагент отказывается показывать офисные помещения и склады. Также подозрительно, если у компании нет собственных складов и автомобилей для перевозки товаров, хотя контрагент позиционирует себя как прямой поставщик.

Шаг № 4. Лично встретиться с руководством контрагента

Обязательно надо до заключения сделки лично встретиться с гендиректором компании или уполномоченным представителем контрагента – в офисе либо на нейтральной территории (ресторан, конференция, бизнес-завтрак и т.д.).

Во-первых, попросить показать паспорт и доверенность (если дела ведет представитель компании). Во-вторых, нелишним будет сделать совместную фотографию с директором будущего партнера.

Что должно насторожить? Контрагент работает только через представителя, и все документы подписывает сотрудник с доверенностью. Сам гендиректор ни с кем не общается.

Шаг № 5. Запросить у контрагента документы

Перед сделкой необходимо запросить у поставщика следующие документы (заверенные копии):

устав;
приказ о назначении директора;
доверенности на представителей;
паспорт руководителя и представителей (дополнительно – письменное согласие на обработку персональных данных);
налоговые декларации, бухгалтерский баланс;
лицензии и свидетельства (если деятельность подлежит лицензированию либо на нее надо получать специальное разрешение).

Также стоит запросить справку о фактическом адресе и сведения об имуществе и персонале.

Важно!

С одной стороны, вам необходимо проверить отчетность контрагента. С другой, – контрагент не обязан предоставлять информацию. Если он не согласен, имеет смысл попросить письменный отказ. Бухгалтерскую отчетность можно достать самостоятельно – заказать на сайте статистики gks.ru > «Предоставление данных годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности…».

Что должно насторожить? Будущие контрагенты неохотно предоставляют сведения о себе. В большинстве случаев они ссылаются на коммерческую тайну или персональные данные работников. Но многие сведения, которые нужны для проверки, не считаются тайной. Например, сведения о составе работников, о тех, кто вправе без доверенности действовать от имени компании, о разрешении на конкретный вид деятельности и пр. «Секретную» информацию можно предоставить под обязательство о неразглашении. Если даже на таких условиях документы предоставить отказываются, то сделку заключать рискованно. Если поставщик или покупатель полностью закрывается и отказываются передать любую информацию о себе, с такими сомнительными контрагентами лучше не работать.

На что смотреть в отчетности контрагента

Просто заполучить у контрагента документы – это лишь полдела. Для полноценной проверки необходимо оценить содержащуюся в них информацию. В частности, пробежаться по критериям назначения выездных проверок. Они приведены в приказе ФНС России от 30.05.07 № ММ-3-06/333@. Среди них, например, рост доли расходов, зарплата ниже средней по отрасли, уменьшение рентабельности и низкая налоговая нагрузка, доля налоговых вычетов превышает допустимые значения.

Шаг № 6. Провести проверку через ИФНС

Убедиться в благонадежности будущего партнера поможет проверка контрагента в налоговой. В ИФНС можно осуществить проверку контрагента на уплату налогов, запросить данные о суммах долгов, численности штата контрагента. Эти данные не являются налоговой тайной. Также налоговики могут сообщить, вовремя ли контрагент отчитывается и платит налоги. Самостоятельно на сайте https://service.nalog.ru/zd.do можно получить сведения о наличии задолженности по налогам свыше 1000 руб. и информацию о несданной отчетности более 1 года.

Важно!

ИФНС может отказать в предоставлении информации. Но у компании на руках останется запрос и отказной ответ инспекции. Переписка с налоговиками также служит подтверждением осмотрительности.

Можно назначить сотрудника, который будет отвечать за проверку контрагентов. Он составит отчет о результатах анализа надежности поставщика. Этот бесценный документ послужит неоспоримым доказательством того, что компания выполнила все требования закона о должной осмотрительности.

***

Проверка добросовестности контрагентов является стандартом нашей работы при оказании услуг бухгалтерского аутсорсинга . Наша методика проверки позволяет снизить риски наступления налоговой ответственности за контрагентов.

Кроме того, наша компания обладает богатым опытом в сопровождении сложных сделок. Поэтому мы с радостью поможем документально обосновать причины выбора контрагента.

Связаться с экспертом

У бухгалтеров и директоров появились мифы о том, как проверять контрагентов по новым правилам. Верить рискованно. Об этом говорят свежие налоговые споры.

Миф первый. Достаточно собрать стандартный пакет документов

Как на самом деле. Мало запросить у контрагента устав и свидетельства о госрегистрации и постановке на учет. Надо проверить ресурсы и деловую репутацию.

Важная статья:

Компании часто предъявляют на проверке только стандартные документы по контрагенту: устав, свидетельства о госрегистрации и о постановке на учет в налоговой. Могут добавить также решение учредителей о создании компании-контрагента, приказ о назначении его директора.

Этих документов уже недостаточно. Запрашивайте также выписку из ЕГРЮЛ (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 11 августа 2016 г. по делу № А45-2063/2016). Теперь налоговики вносят в ЕГРЮЛ записи о недостоверности. Выписка покажет, есть ли в реестре такие записи.

Также для проверки нужны доверенности на право подписи договоров, счетов-фактур, первички (определение Верховного суда РФ от 14 ноября 2017 г. № 308-КГ17-16382). С 19 августа 2017 года одних недостоверных подписей в первичке недостаточно, чтобы снять расходы и вычеты (п. 3 ст. 54.1 НК РФ). Но такие подписи инспекторы будут использовать вместе с другими доказательствами.

Стоит проверить также деловую репутацию контрагента, наличие у него необходимых ресурсов — производственного оборудования, квалифицированного персонала, опыта (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 17 октября 2017 г. № Ф04-4035/2017). Если компания проверила только юридический статус контрагента по ЕГРЮЛ, это еще не означает, что она выбрала его осмотрительно. Так считают не только налоговики, но и судьи (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 21 сентября 2017 г. № Ф07-9897/2017).

Миф второй. Всех контрагентов надо проверять одинаково

Как на самом деле. Можно проверить контрагента только по ЕГРЮЛ, если сумма сделки несущественна для компании.

Компании нередко требуют от всех контрагентов одинаковый пакет документов. И во внутренних регламентах устанавливают одни правила проверки для всех поставщиков.

На самом деле, если сделки незначительны по объему и сумме, не обязательно проверять контрагента по всем возможным источникам. Такое мнение высказывают судьи.

Пример 1. Как компания доказала, что не должна была тщательно проверять контрагента

Компания заявила вычеты по сделкам с поставщиками на сумму 760 000 руб. Общая сумма вычетов в этом квартале составила 19 млн руб. Таким образом, доля вычетов по товарам, которые компания приобрела у поставщиков, составляет всего 4 процента. Поэтому компания и проверяла контрагентов по минимуму — только убедилась, что они зарегистрированы в ЕГРЮЛ.

Судьи решили, что оснований для других мер, например оценки деловой репутации, личных встреч с директорами поставщиков, у компании не было. Ведь сделки были незначительными по объему поставки (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 11 октября 2017 г. № Ф09-6352/17).

Чем более значима сделка для компании, тем больше мер она должна принимать для проверки контрагента. Если цена сделки существенна, то компания должна обосновать выбор контрагента (определение Верховного суда РФ от 30 июня 2016 г. № 308-КГ16-7173).

Пример 2. Как налоговики убедили судей, что компания неосмотрительна

Компания закупила товары у поставщика стоимостью болеет 20 млн руб. При этом директор лично с поставщиками не встречался, деловой переписки не было. Деловую репутацию и наличие ресурсов компания не проверила. Значит, поставщика выбрали неосмотрительно (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 6 октября 2015 г. № Ф09-9767/14).

Миф третий. Чем больше документов, тем лучше

Как на самом деле. Слишком большой пакет документов вызывает подозрения у налоговиков. Особенно если есть письма сомнительного контрагента о реальности поставок.

Директора иногда считают, что можно защитить ту сделку, которая существует только на бумаге. Нужно только собрать побольше документов, получить от контрагентов письменные пояснения, а еще лучше заверить их нотариально. Такие пояснения снимут все вопросы проверяющих.

На самом деле это не так. Если факты говорят о том, что контрагент реально не исполнял сделку, его пояснения не помогут. Наоборот, эти документы только подтвердят подозрения налоговиков, что действия компании и контрагентов согласованны.

Пример 3. Как слишком большой пакет документов сработал против организации

Компания заключила сделку на бумаге, а реально контрагент ее не исполнял. Это подтверждают показания свидетелей, ответы таможенников на запросы налоговиков, движение денег по счету и т. д. Чтобы переубедить проверяющих и судей, компания представила пакет документов по контрагенту:

выписки из ЕГРЮЛ на разные даты;
устав;
свидетельства о регистрации и постановке на налоговый учет;
протоколы собраний учредителей;
приказы генерального директора о назначении уполномоченных лиц;
копии паспортов уполномоченных лиц;
бухгалтерские балансы за три года;
договоры аренды и дополнительные соглашения к ним;
копии свидетельства о регистрации права собственности на арендодателя;
письма генерального директора контрагента о том, что поставки были.

Судьи критически отнеслись к этим документам, особенно к письмам контрагента. Такой пакет бумаг свидетельствует не о том, что компания проявила осмотрительность при выборе контрагента. Наоборот, это аргумент в пользу того, что компания и контрагент сознательно составляли фиктивные бумаги, чтобы создать видимость реальных сделок (постановление Арбитражного суда Московского округа от 6 октября 2017 г. № Ф05-12206/2017).

Пример 4. Как одна компания зря надеялась на нотариально заверенные пояснения

Компания решила обосновать сделку таким образом. Она получила от директоров контрагентов пояснения, заверенные нотариально. Руководители подтвердили поставки. Однако когда этих директоров вызывали налоговики, то они в инспекцию не явились и показания не дали. Поэтому доверять пояснениям судьи не стали (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 30 октября 2017 г. № Ф04-4022/2017).

Иногда компании направляют налоговикам запросы о контрагенте. Расчет здесь такой: если инспекторы ничего не ответят, то сам запрос подтвердит, что компания пыталась проверить контрагента. Однако ФНС предупредила подчиненных, что компании научились имитировать «должную осмотрительность». Один из способов это сделать — как раз запросить данные о контрагенте у налоговой инспекции.

ФНС советует налоговикам внимательно относиться к этим запросам, особенно если контрагент — однодневка (письмо ФНС России от 13 июля 2017 г. № ЕД-4-2/13650). Предупредите об этом директора. Если сделка сомнительная, то такие запросы могут вызвать лишние вопросы у налоговиков.

Миф четвертый. Документы о контрагенте можно получить в любое время

Как на самом деле. Документы по контрагенту нужно запросить до того, как компания заключит сделку.

Иногда компании начинают собирать документы по контрагенту не заранее, а только после того, как налоговики заинтересовались сделкой с ним. Думают, что проверять контрагентов можно когда угодно.

На самом деле проверять контрагента нужно еще до того, как компания заключит с ним договор. Так считают и налоговики, и судьи (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 26 июня 2017 г. № Ф04-2129/2017).

Пример 5. Как компании навредила поздняя выписка из ЕГРЮЛ

Выписки из ЕГРЮЛ по контрагенту компания получила по состоянию на 12 декабря. А договор подписала 5 декабря. Значит, компания не проверила контрагента до того, как заключила сделку (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 2 октября 2017 г. № Ф09-4420/17).

Компания сослалась на рекомендации от клиента контрагента. Однако судьи выяснили, что клиент не мог дать эти рекомендации раньше января—февраля. А выписку из ЕГРЮЛ и другие документы по контрагенту компания получила раньше — в декабре. Кроме того, компания не доказала, что получила рекомендации до того, как подписала договор с контрагентом (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 28 сентября 2017 г. № Ф04-3665/2017).

Данные о постоянных поставщиках советуем регулярно обновлять. Например, перед тем как компания в очередной раз пролонгирует договоры с ними или раз в полгода. Ведь данные о контрагенте могут измениться, например в ЕГРЮЛ могут появиться записи о недостоверности.

Миф пятый. Деловая переписка проверяющих не касается

Как на самом деле. Деловая переписка помогает доказать, что сделка существует не только на бумаге.

Деловая переписка помогает убедить налоговиков, что сделки существуют не только на бумаге и они действительно исполнялись. Поэтому в интересах компании сохранять переписку с поставщиками, а также контактные данные работников контрагента, с которыми компания взаимодействовала (определение Верховного суда РФ от 19 декабря 2016 г. № 309-КГ16-17342).

Сохраняйте также сведения о том, каким образом компания нашла конкретного контрагента. Подойдут, к примеру, коммерческие предложения, скриншоты интернет-сайтов, рекламные брошюры и каталоги.

Если компания не может представить деловую переписку, судьи обычно расценивают это как минус (определение Верховного суда РФ от 5 июня 2017 г. № 309-КГ17-5897).

Миф шестой. Регламент проверки убедит налоговиков, что поставщиков выбирали осмотрительно

Как на самом деле. Одного регламента недостаточно. Нужно показать документы, которые компания получила от контрагентов согласно этому регламенту.

Внутренний документ о проверке контрагентов помогает компаниям взвешенно выбирать поставщиков. Но самого по себе текста регламента недостаточно. Нужно показать налоговикам, что компания его выполняла. То есть по факту получила и проверила те документы и данные о контрагентах, которые предусмотрела в регламенте.

Пример 8. Как дисциплинированную организацию защитило положение о проверке контрагентов

Предприятие утвердило положение «Об обязательной проверке контрагентов». В соответствии с этим документом компания получала от контрагентов устав, свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет, выписки из ЕГРЮЛ, приказы о назначении директоров, доверенности и паспорта работников, налоговые декларации. Руководители контрагентов подтвердили, что у них действительно запрашивали все эти документы. Судьи посчитали, что компания обоснованно выбирала поставщиков (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 14 февраля 2017 г. № Ф08-252/2017).

Пример 9. Как приказ неизвестно о чем сработал против компании

Директор сообщил налоговикам, что в компании есть приказ о проверке контрагентов. Но в чем состоит проверка, пояснить не смог. Более того, приказ о проверке контрагентов компания так и не передала проверяющим. Судьи в итоге поддержали налоговиков (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 18 октября 2016 г. № Ф09-8644/16).

Миф седьмой. Претензий из-за поставщиков не будет, если сказать, что проводили тендер

Как на самом деле. Если непонятно, кто участвовал в тендере, обосновать выбор контрагента не получится.

Компании утверждают внутренний документ о тендере и считают, что это точно поможет обосновать выбор поставщика. Но бывает, что по факту тендера нет или он действует не для всех поставщиков. Тогда не удастся убедить налоговиков, что контрагента выбирали осмотрительно. Если же компания действительно проводила тендеры, то это будет аргументом в ее пользу.

Пример 10. Положение о тендере бесполезно, если нет заявок от поставщиков

Компания утвердила положение о проведении отбора поставщиков. Согласно положению выбирать поставщиков нужно исходя из результатов тендеров. Тендеры проводятся по заявкам на поставку от контрагентов. Компания отбирает поставщиков исходя из цен, условий оплаты и поставки. Но компания не смогла предъявить налоговикам заявки на проведение тендеров, а также журнал их регистрации. Компания составила только таблицы. В них не было конкретных поставщиков, которые участвовали в тендере, а написано только «поставщики Омской области». Еще есть коммерческие предложения поставщиков. Но проверяющие выяснили, что поставщики направили их не до того, как заключили договор, а уже в период поставки товаров.

Также компания представила заключения по проверке контрагентов. В заключениях говорилось, что необходимо получить копию доверенности на работников контрагента. Однако по факту копии доверенности не было. Значит, механизмы проверки контрагентов есть у компании только формально. В отношении спорных поставщиков эти регламенты компания не применяла (определение Верховного суда РФ от 6 октября 2017 г. № 304-КГ17-13976).

Пример 11. Как закупочный регламент доказал, что компания осмотрительная

Компания проводила закупочные процедуры, чтобы выбрать и проверить контрагентов. Это подтверждают протоколы закупочных комиссий по выбору контрагента, конкурентные карты, характеристики альтернативных предложений. Судьи решили, что компания осмотрительно выбирала поставщиков (постановление Арбитражного суда Московского округа от 11 октября 2016 г. № Ф05-15166/2016).

Всем налогоплательщикам, прежде чем заключить договор нужно проверить контрагента на добросовестность. С 19 августа 2017 года вступила в силу статья 54.1 НК РФ о необоснованной налоговой выгоде (Федеральный закон от 18.07.17 № 163‑ФЗ). Расскажем, как проявить должную осмотрительность в выборе контрагента по новым правилам Налогового кодекса.

В статье 54.1 НК РФ указаны ситуации, когда налогоплательщик не вправе получить вычет НДС и учесть расходы по сделкам. Налоговую базу уменьшать умышлено запрещено. Также организации не вправе отражать операции в налоговом учете, которых в действительности не было.

К примеру, если компания заключила договор с недобросовестным подрядчиком, а он в свою очередь выполнил только часть работ, ревизоры вправе снять вычеты НДС с фиктивной части работ. Активы, которые компания приобрела в рамках фиктивной сделки, она не вправе включить в расходы.

Кроме этого, в налоговом кодексе установлены следующие критерии добросовестности: целью сделки не может быть уклонение от уплаты налогов, а обязательства указанные в договоре контрагент должен выполнить (п. 2 ст. 54.1 НК РФ).

Поправки в законодательстве исключит споры с контролерами, если:

контрагент нарушил налоговое законодательство;
документы от имени контрагента подписало неуполномоченное лицо;
сделку можно было заключить с иным лицом.

Такие обстоятельства нельзя считать самостоятельным основанием для признания расходов и вычетов неправомерными. До того как в НК РФ внесли поправки, предусматривался повышенный штраф в размере 40 процентов от неуплаченной суммы налога за деяния, совершенные умышленно (п. 3 ст. 122 НК РФ).

После того как появилась статья 54. 1 НК РФ налоговые риски для налогоплательщиков, которые не удостоверились в добросовестности своих контрагентов, возросли. Однако снижается и вероятность негативных последствий для компаний, которые проводят мероприятия по проверке поставщиков и подрядчиков.

Убедиться, что у контрагента нет явных признаков недобросовестности, может любая организация. Информация доступна на сайте nalog.ru в разделе «Риски бизнеса: проверь себя и контрагента». Также можно использовать сведения из различных баз данных для проверки контрагентов, например 1cont.ru, СПАРК и др.

Однако, чтобы защититься от возможных претензий налоговиков этой информации недостаточно. Ведь информация в сервисах по проверке контрагентов появляется с опозданием. Это, например, бухгалтерская отчетности или сведения о:

налоговой задолженности;
своевременности представления отчетности;
ликвидации контрагента.

Из-за этого подтверждение, что на момент заключения сделки у контрагента не было сомнительных признаков, станет веским аргументом в пользу компании.

Чтобы усилить налоговую безопасность компании целесообразно разработать и утвердить форму заявления, которая гарантирует добросовестность контрагента на момент заключения договора. Будет не лишним, если такое заявление представит каждый контрагент.

В каком виде составить документ. Утвержденной формы заявления, которая гарантирует добросовестность контрагента, нет. Поэтому компания вправе разработать форму заявления самостоятельно.

Что обязательно должно быть в документе. Заявление о добросовестности контрагента должно содержать:

наименование контрагента, с которым компания планирует заключить договор;
ИНН, КПП и ОГРН контрагента;
адрес местонахождения контрагента;
сведения о видах деятельности контрагента;
сведения о руководстве и собственниках контрагента.

Также в заявлении контрагент должен гарантировать, что для исполнения обязательств по договору у него есть все необходимые материальные и трудовые ресурсы. Если контрагент выступает посредником или привлекает субподрядчиков (соисполнителей), то эту информацию также стоит отразить в заявлении.

В заявлении стоит указать наименование и реквизиты субподрядчиков. Важно зафиксировать причины, по которым контрагент привлекает помощников. Например, недостаток производственных мощностей или отсутствие квалифицированного персонала.

Кроме этого, контрагент должен гарантировать, что:

уплачивает налоги и сборы;
сдает отчетность;
не находится в процессе ликвидации;
представит компании первичные документы по сделкам;
отразит все операции в отчетности;
будет представлять документы по запросу налоговиков.

Какие риски учесть дополнительно. Организации целесообразно разработать положение о проверке добросовестности контрагентов. Дополнением к общему регламенту будет заявление, гарантирующее добросовестность контрагентов.

В положении нужно детализировать процедуру проверки контрагентов. Кроме этого, необходимо зафиксировать общедоступные источники, из которых организация будет брать сведения. Это сервисы на сайте nalog.ru, справочные базы данных, отраслевые справочники (например, автоматизированная система учета древесины и сделок с ней - lesegais.ru). Также в положении надо прописать, что все контрагенты должны представлять компании копии устава, учредительных документов и т. д.

Если контрагент чтобы выполнить обязательства по договору привлекает субподрядчиков, нужно запросить гарантии того, что он проверит их добросовестность. Будет не лишним, если контрагент запросит аналогичные заявления, гарантирующие добросовестность, у своих поставщиков и подрядчиков.

Документирование отношений с контрагентами. Снижение риска доначисления налоговых обязательств, проведения выездных налоговых проверок

Действия компании до начала проведения налоговой проверки

Действия компании после начала проведения налоговой проверки

Действия компания на этапе обжалования решения ИФНС в вышестоящем налоговом органе

Реквизиты справочника «Договоры контрагентов»

Виды договоров и их особенности

Флаг "Внешнеэкономический"

Флаг "Реализация на экспорт"

Вид взаиморасчетов

Условия договора

Учет товаров

Закладка "Дополнительно"

Тип цен

Закладка "Скидки"

Закладка "Налоговый учет"

Закладка "Печать"

Детализация взаиморасчетов

По договору

Ведение взаиморасчетов по сделкам

Ведение по документам взаиморасчетов с контрагентами

Контроль дебиторской задолженности

Организация учета внутренних взаиморасчетов

Классификация договоров по юридической природе

Классификация по типу договорных обязательств

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Подобные документы

"Договор" "договору" - рознь

А был ли "Договор"?

Старый знакомый с новыми свойствами

Договор "под микроскопом"

"Договор" вообще и "Договор контрагента" на языке "1С"

Многоликие договоры

Мал реквизит, да дорог

Выбор варианта взаиморасчетов зависит от вида договора

Как избежать коварства "условных единиц"

Контрагенты - по порядку - становись!

Удобство детализации взаиморасчетов как следствие использования структуры